Guía: configurar el fichaje quiosco

El modo quiosco transforma una tableta u ordenador en un terminal de fichaje compartido. Tus empleados se identifican con un código PIN de 4 dígitos para fichar sus entradas y salidas. Esta guía cubre la configuración completa, asignación de PIN, proceso de fichaje y buenas prácticas.

Requisitos previos

• Un dispositivo con navegador web: tableta recomendada (iPad, Samsung Galaxy Tab o cualquier dispositivo Android con pantalla de 8 pulgadas mínimo).
• Conexión a internet estable (Wi-Fi o Ethernet) en el lugar de fichaje.
• El identificador de tu tenant (visible en Configuración > Establecimiento).
• Rol de Administrador para configurar los PIN.
• Al menos un servicio con empleados asignados.

Hardware recomendado: para uso profesional diario, recomendamos una tableta de 10 pulgadas con soporte de pared o escritorio. Prevé un cable de alimentación permanente y una funda de silicona.

1. Configurar el quiosco

Pasos de configuración inicial

1. En el dispositivo dedicado, abre el navegador web.
2. Accede a: orkelis.app/kiosk?tenantId=TU_TENANT_ID.
3. La pantalla de inicio del quiosco muestra:

• Un reloj en tiempo real.
• El nombre de tu establecimiento.
• La lista de tus empleados con fotos o iniciales.
• Un teclado numérico para introducir el PIN.

1. El tenant ID se guarda automáticamente. En futuras visitas basta con orkelis.app/kiosk.
2. Verifica que todos tus empleados aparecen en la lista.

Activar modo pantalla completa

• En iPad: pulsa Compartir > Añadir a pantalla de inicio.
• En tableta Android: menú Chrome > Añadir a pantalla de inicio.
• En ordenador: pulsa F11 o usa el botón de pantalla completa.

Modo quiosco iOS: puedes usar el Acceso guiado (Ajustes > Accesibilidad > Acceso guiado) para bloquear el dispositivo en la página del quiosco.

2. Asignar códigos PIN

Cada empleado necesita un código PIN único de 4 dígitos. La asignación se hace desde el panel de administración.

1. Inicia sesión como administrador.
2. Ve a Equipo > Empleados.
3. Abre el perfil del empleado.
4. Ve a la sección Código PIN quiosco.
5. Introduce un código de 4 dígitos único.
6. Haz clic en Guardar.
7. Comunica el PIN al empleado de forma segura (preferiblemente en persona).
8. Repite para cada empleado.

Asignación masiva

1. Selecciona los empleados sin PIN.
2. Haz clic en Acciones masivas > Generar códigos PIN.
3. Orkelis asigna un código único a cada uno.
4. Descarga la lista de PIN generados (PDF) para distribución segura.

Seguridad PIN: el código se almacena cifrado (hash bcrypt). Ni siquiera un administrador puede ver el PIN, solo restablecerlo. Tras 5 intentos fallidos, la cuenta se bloquea 5 minutos.

3. Fichar en el quiosco

Proceso de entrada

1. El empleado se presenta ante la tableta.
2. Localiza su nombre y foto en la lista.
3. Pulsa su nombre. Aparece el teclado numérico.
4. Introduce su PIN de 4 dígitos.
5. Pulsa el botón verde Fichar mi entrada.
6. Pantalla de confirmación durante 5 segundos con:

• Nombre del empleado.
• Hora de entrada registrada.
• Mensaje "Fichaje registrado".
• Hora prevista del turno (si hay uno planificado).

1. La pantalla vuelve automáticamente al inicio tras 5 segundos.

Proceso de salida

1. El empleado selecciona su nombre.
2. Introduce su PIN.
3. Pulsa el botón rojo Fichar mi salida.
4. La pantalla de confirmación muestra la hora de salida y la duración total.
5. Vuelve al inicio tras 5 segundos.

Retorno automático: tras cada interacción, la pantalla vuelve automáticamente al inicio tras 5 segundos de inactividad.

Fichaje anticipado o retrasado

El quiosco acepta fichajes en cualquier momento. El sistema registra la hora real. Las desviaciones son visibles en las hojas de tiempo.

4. Consultar y gestionar fichajes

Los fichajes del quiosco se centralizan con los de la app móvil y las entradas manuales.

Vista Entradas de tiempo

1. Ve a Fichaje > Entradas de tiempo (/dashboard/time/entries).
2. La tabla lista todos los fichajes con: Empleado, Fecha, Hora entrada, Hora salida, Duración, Método, Estado.
3. Filtra por empleado, fecha, método o estado.
4. Haz clic en una entrada para ver el detalle.

Hojas de tiempo

Los fichajes se agregan en hojas de tiempo organizadas por empleado y semana:

• Total de horas trabajadas por día y semana.
• Comparación con horas planificadas.
• Estado de validación.
• Los managers pueden validar, corregir o rechazar.

Validación obligatoria: las hojas de tiempo deben ser validadas por un manager antes de incluirse en exportaciones de nóminas.

5. Configurar múltiples quioscos

• Cada quiosco usa el mismo tenantId pero puede identificarse con un nombre de ubicación.
• Añade el parámetro location a la URL: orkelis.app/kiosk?tenantId=XXX&location=Entrada-Principal.
• La ubicación se registra con cada fichaje.
• En Entradas de tiempo hay un filtro adicional "Ubicación".

6. Buenas prácticas de despliegue

• Ubicación estratégica: coloca la tableta en la entrada principal, visible y accesible.
• Alimentación permanente: mantén el dispositivo enchufado.
• Conexión Wi-Fi estable: verifica la calidad de la señal. Usa un repetidor si es necesario.
• Protección del dispositivo: usa funda reforzada y protector de pantalla.
• Soporte adecuado: fija la tableta a la pared a la altura de los ojos (150 cm) o usa un soporte de escritorio.
• Confidencialidad: cada PIN es personal. Recuerda a los empleados no compartirlo.
• Supervisión regular: revisa los registros de fichaje semanalmente.
• Limpieza de pantalla: desinfecta la pantalla táctil diariamente.

7. Resolución de problemas

• Lista de empleados vacía: verifica el tenantId en la URL y las asignaciones de servicio.
• PIN rechazado: verifica que se ha configurado para el empleado. Restablécelo si lo olvidó.
• Cuenta bloqueada: espera 5 minutos o pide a un admin que la desbloquee.
• Error de conexión: verifica el Wi-Fi. Actualiza la página.
• Fichaje no se guarda: verifica la conexión a internet. El quiosco no funciona sin conexión.
• Pantalla atascada: fuerza la actualización de la página.
• Hora incorrecta: verifica la zona horaria del dispositivo.
• Fotos no aparecen: las fotos son opcionales, se muestran iniciales si no hay foto.

Fichaje de emergencia: en caso de fallo prolongado del quiosco, los empleados pueden fichar desde la app móvil o el manager puede añadir fichajes manualmente.