Guía: gestión de equipos y roles

Orkelis ofrece una gestión flexible y granular de tu organización: servicios, sectores, roles, permisos y gestión de usuarios. Esta guía explica cómo estructurar tu equipo eficazmente.

Requisitos previos

Cuenta con rol Admin para gestión completa.
El rol Manager es suficiente para gestión diaria dentro de sus servicios.
Al menos un establecimiento configurado.

1. Comprender la jerarquía organizativa

La organización en Orkelis se articula en tres niveles:

Establecimiento (tenant): tu estructura global. Cada cuenta corresponde a un establecimiento único. Todos los datos están aislados.
Sectores: agrupaciones lógicas dentro del establecimiento (ej. "Cirugía", "Recepción", "Cocina"). Facilitan la organización sin impactar la planificación.
Servicios: unidades concretas de planificación. Cada servicio tiene su propio horario, generalmente asociado a un sector.

Esta jerarquía permite gestionar desde un equipo de 5 personas hasta un establecimiento de 500 empleados.

Multi-establecimiento: con el plan Enterprise puedes crear múltiples tenants y supervisarlos desde un panel unificado.

2. Gestionar servicios

Crear un servicio

Ve a Servicios (/dashboard/services).
Haz clic en Añadir un servicio.
Rellena la información:

Nombre: claro y explícito (ej. "Quirófano A", "Sala restaurante").
Sector: asocia a un sector existente (recomendado si tienes más de 3 servicios).
Descripción: opcional.

Haz clic en Guardar.
El servicio aparece en la lista, listo para recibir empleados y horarios.

Eliminar un servicio

Eliminar un servicio es irreversible.

Haz clic en el servicio.
Haz clic en Eliminar.
Orkelis muestra un informe de impacto.
Confirma si estás seguro.
Los empleados asignados deben reasignarse a otro servicio.

Desactivar en vez de eliminar: si un servicio es temporalmente inactivo, desactívalo para preservar los datos históricos.

3. Gestionar sectores

Los sectores agrupan empleados por unidad funcional o geográfica.

Crear un sector

En la página Servicios, ve a la pestaña Sectores.
Haz clic en Añadir un sector.
Dale un nombre (ej. "Cirugía", "Cocina", "Logística").
Elige un color de identificación.
Guarda.

Asignar empleados a un sector

Abre un sector existente.
En el campo Añadir un empleado, escribe el nombre.
Selecciónalo. Un empleado puede pertenecer a varios sectores.
Para retirar, haz clic en la cruz junto a su nombre.

Utilidad de los sectores: en informes y estadísticas puedes filtrar por sector para métricas específicas.

4. Roles estándar

Orkelis ofrece 4 niveles de roles con permisos crecientes:

Colaborador

Ver solo su propio horario.
Enviar solicitudes de vacaciones.
Fichar (móvil y quiosco).
Consultar sus contadores.
Ver y editar su perfil.

Agente

Todos los permisos del Colaborador.
Ver horarios de su servicio.
Ver el directorio de equipo.

Manager

Todos los permisos del Agente.
Crear, editar y publicar horarios.
Aprobar o rechazar solicitudes.
Gestionar ausencias.
Consultar estadísticas e informes.
Validar hojas de tiempo.
Exportar horarios.

Admin

Todos los permisos del Manager en todos los servicios.
Gestionar usuarios.
Gestionar servicios, sectores y roles.
Acceder a configuración del establecimiento.
Gestionar facturación y suscripción.
Generar exportaciones de nóminas.
Gestionar claves API y webhooks.
Conectarse como otro usuario (suplantación).

Super Admin: rol del sistema reservado para gestión multi-establecimiento (plan Enterprise).

5. Crear roles personalizados

Puedes crear roles que combinen los permisos que necesites. Ejemplo: "Jefe de equipo" que puede ver horarios y estadísticas pero no modificarlos.

Ve a Roles (/dashboard/roles).
Haz clic en Crear un rol.
Rellena: Nombre, Descripción, Rol base, Color.
Configura permisos por categoría: Horarios, Ausencias, Equipo, Fichaje, Informes, Configuración.
Guarda.

Asignar un rol personalizado

En la página Roles, haz clic en el rol creado.
Usa el campo Asignar un empleado.
También puedes asignar desde el perfil del empleado.

6. Gestionar usuarios

Página Empleados

Centro de gestión de tu equipo (/dashboard/users):

Búsqueda por nombre, rol, especialidad, estado o servicio.
Ordenar por nombre, fecha, horas o rol.
Acciones masivas: cambiar rol, especialidad o servicio a varios empleados.
Importación CSV: descarga la plantilla para el formato correcto.
Exportación CSV de la lista de empleados.

Editar perfil

Campos editables: información personal, rol, horas contractuales, especialidad, servicios, PIN, foto, disponibilidades.

Desactivar un empleado

Abre el perfil.
Haz clic en Desactivar cuenta.
Confirma.
No puede conectarse ni aparecer en nuevos horarios.
Los datos históricos se conservan.
Se puede reactivar en cualquier momento.

Suplantación: los administradores pueden conectarse temporalmente como un empleado para verificar su experiencia. Haz clic en Conectarse como en el perfil del empleado.

7. Directorio de equipo

Cada empleado tiene una tarjeta con foto, nombre, rol y especialidad.
Las tarjetas se organizan por servicio o sector.
Haz clic en una tarjeta para ir al perfil.
Accesible para todos los usuarios conectados.

8. Buenas prácticas

Completa los perfiles integralmente para una generación IA eficaz.
Usa roles con moderación: Admin solo cuando sea necesario.
Actualiza perfiles cuando cambien contratos.
Desactiva en vez de eliminar.
Forma a tus managers en las funcionalidades básicas.
Usa importación CSV para equipos nuevos.

9. Resolución de problemas

Empleado no recibe invitación: verifica el correo. Reenvía la invitación. Revisar spam.
Empleado no ve su horario: verifica la asignación al servicio.
Rol personalizado no funciona: verifica los permisos y el rol base.
Importación CSV falla: verifica el formato según la plantilla.
Empleado eliminado por error: si fue desactivado, se puede reactivar.
Acciones masivas no se aplican: verifica que has seleccionado empleados.

Auditoría: todas las modificaciones de perfiles se registran en un log de auditoría en Configuración > Auditoría.