Guía: generar un horario con la IA Athena

Orkelis integra un motor de inteligencia artificial llamado Athena, capaz de generar automáticamente tus horarios respetando las restricciones legales, los contratos de tus empleados y tus necesidades de plantilla. Esta funcionalidad transforma horas de trabajo manual en segundos de cálculo automatizado. Esta guía detalla cada paso, desde la configuración inicial hasta la aceptación del horario generado.

Requisitos previos

Antes de usar la generación automática, asegúrate de que se cumplen las siguientes condiciones:

• Plan Pro o Enterprise activo: la IA está sujeta a una cuota mensual de tokens (incluida en Pro, ilimitada en Enterprise).
• Al menos un servicio con empleados asignados: el motor necesita empleados disponibles para crear el horario.
• Tipos de turno configurados en Configuración > Tipos de turno (ej. Mañana 6h-14h, Tarde 14h-22h, Noche 22h-6h).
• Horas contractuales completadas para cada empleado: Athena respeta los volúmenes horarios definidos en los perfiles.
• Especialidades actualizadas: si tus puestos requieren cualificaciones específicas (ej. solo un enfermero puede asignarse a cuidados), las especialidades deben estar configuradas.

Preparación: cuanto más completos y actualizados estén tus datos (horas contractuales, especialidades, preferencias), mejor será el resultado de la generación automática. Dedica 10 minutos a verificar los perfiles de tus empleados antes de tu primera generación.

1. Lanzar una generación automática

La generación automática crea un horario completo para un servicio y una semana dados, teniendo en cuenta todas las restricciones configuradas.

1. Ve a la página Horario (/dashboard/planning) desde el menú lateral.
2. Selecciona el servicio correspondiente en el menú desplegable.
3. Navega hasta la semana deseada con las flechas de navegación.
4. Haz clic en el botón Generar con IA (icono de rayo morado) en la barra de acciones.
5. Se abre una ventana modal con las opciones de generación.
6. Elige el modo de optimización según tu prioridad:

• Equilibrio: reparte equitativamente los turnos y las horas entre todos los empleados. Ideal para equipos donde la equidad es importante.
• Cobertura: maximiza la cobertura de las franjas prioritarias, aunque genere desequilibrios entre empleados. Ideal en períodos de alta actividad.

1. Opcional: añade restricciones manuales en el campo de texto. Ejemplos: "María no trabaja los lunes", "Mínimo 3 enfermeros por la mañana", "Pablo libre miércoles y jueves".
2. Opcional: filtra por especialidad si solo quieres generar el horario para un subconjunto de empleados.
3. Haz clic en Lanzar generación.
4. La generación suele tardar entre 5 y 30 segundos según el tamaño del equipo. Una barra de progreso te informa del avance.

Consejo: si tienes restricciones que se repiten cada semana (ej. un empleado a media jornada solo lunes y martes), configúralas en las disponibilidades del empleado desde su perfil. Athena las tendrá en cuenta automáticamente sin necesidad de introducirlas en cada generación.

2. Comprender las restricciones consideradas

El motor Athena tiene en cuenta un conjunto completo de restricciones para generar un horario legal y operativo:

Restricciones legales automáticas

• Descanso diario mínimo de 11 horas entre dos turnos consecutivos.
• Descanso semanal mínimo de 35 horas consecutivas (24h + 11h).
• Duración máxima de trabajo diario (10 horas, salvo excepción).
• Duración máxima de trabajo semanal (48 horas absolutas, 44 horas de media en 12 semanas).
• No trabajar más de 6 días consecutivos.

Restricciones contractuales

• Respeto del volumen horario semanal contractual de cada empleado.
• Consideración del tipo de contrato (indefinido, temporal, tiempo parcial, interino).
• Respeto de los días de disponibilidad configurados en el perfil del empleado.

Restricciones operativas

• Necesidades de plantilla por franja (número mínimo de empleados por tipo de turno).
• Especialidades requeridas (ej. al menos 1 enfermero y 1 auxiliar por la mañana).
• Ausencias aprobadas (empleados de vacaciones, baja o formación excluidos automáticamente).
• Restricciones manuales introducidas por el manager.

3. Generación multi-semana

Para planificar varias semanas consecutivas (útil para horarios mensuales o rotaciones):

1. Usa el mismo botón Generar con IA.
2. En la ventana de configuración, activa la opción Multi-semana.
3. Selecciona el rango de fechas: fecha de inicio (lunes de la primera semana) y fecha de fin (domingo de la última semana).
4. Selecciona el modo de optimización.
5. Haz clic en Lanzar generación.

La IA tiene en cuenta la continuidad entre semanas para evitar problemas de solapamiento, respetar el descanso semanal y equilibrar las horas en todo el período. La generación multi-semana consume aproximadamente 5.000 tokens por generación.

Rotaciones: si utilizas un sistema de rotación (ej. semana mañana / semana tarde), configura los ciclos en Configuración > Rotaciones. Athena los respetará automáticamente durante la generación multi-semana.

4. Generación por prompt en lenguaje natural

Para los usuarios que prefieren expresar sus necesidades en texto libre en lugar de marcar opciones, Orkelis ofrece un asistente conversacional de IA:

1. Abre el chat de IA haciendo clic en la burbuja de la esquina inferior derecha o en el botón Athena en la barra de acciones.
2. Escribe tu solicitud en lenguaje natural. Ejemplos:

• "Genera un horario para la semana del 10 de marzo con María libre lunes y martes."
• "Quiero 3 personas por la mañana y 2 por la tarde cada día."
• "Planifica a Sofía solo en turnos de noche esta semana."
• "Crea un horario equilibrado pero asegúrate de que Pablo y Juan nunca trabajen el mismo día."
• "Genera el horario de marzo para el servicio de Urgencias."

1. La IA analiza tu solicitud y muestra un resumen de las restricciones extraídas para su validación.
2. Revisa las restricciones propuestas. Puedes modificarlas o añadir otras.
3. Haz clic en Generar para lanzar el cálculo.
4. El horario generado aparece en modo borrador para tu validación.

Historial de prompts: todos tus prompts se guardan automáticamente. Encuéntralos en el menú Historial de prompts para reutilizar o adaptar una formulación que funcionó bien.

5. Examinar y aceptar el resultado

Una vez completada la generación, el horario propuesto aparece en modo borrador (fondo punteado). Ningún empleado es notificado hasta que aceptes y publiques el horario.

1. Consulta la puntuación de salud mostrada en una insignia en la parte superior del horario:

• Puntuación verde (90-100%): horario óptimo, todas las restricciones respetadas.
• Puntuación naranja (70-89%): horario aceptable con compromisos menores.
• Puntuación roja (< 70%): problemas significativos, se recomiendan modificaciones.

1. Revisa las alertas en el panel lateral derecho: falta de personal en una franja, exceso de horas de un empleado, descanso no respetado.
2. Para cada alerta, Athena propone una corrección. Haz clic en Aplicar para aceptarla o modifica manualmente.
3. Ajusta el horario manualmente si es necesario: arrastra y suelta un turno para moverlo, haz clic en una celda para modificar o eliminar un turno.
4. Una vez satisfecho, haz clic en Aceptar para validar el borrador.
5. Luego haz clic en Publicar la semana para notificar a tus empleados.
6. Si el resultado no te convence, haz clic en Cancelar para eliminar el borrador y empezar de nuevo.

6. Sugerencias contextuales

Más allá de la generación completa, la IA ofrece sugerencias proactivas mientras editas el horario:

• Alertas de falta de personal: si una franja no tiene suficientes empleados, aparece una franja naranja en la celda con el número faltante.
• Detección de exceso de horas: cuando un empleado se acerca a su límite semanal, su total de horas pasa a naranja y luego a rojo.
• Propuestas de sustitución: cuando se aprueba una ausencia, Athena identifica automáticamente empleados disponibles y cualificados. Aparece un botón Sustituir junto a la ausencia.
• Optimización energética: Athena detecta empleados que encadenan demasiados días consecutivos y sugiere intercambios.

Estas sugerencias aparecen en el panel lateral derecho del horario, accesible haciendo clic en el icono de bombilla. Cada sugerencia se puede aplicar con un clic o ignorar.

Pro tip: lanza una verificación Athena después de cada modificación manual haciendo clic en el botón Verificar (icono check + rayo). Esto actualiza la puntuación de salud y las alertas en tiempo real.

7. Límites y cuotas

El uso del motor de IA está sujeto a un sistema de cuotas mensuales para garantizar una calidad de servicio óptima:

• Plan Pro: cuota mensual de tokens de IA (renovación el 1 de cada mes). Cada generación simple consume aproximadamente 2.000 tokens. Cada generación multi-semana consume aproximadamente 5.000 tokens.
• Plan Enterprise: uso ilimitado del motor de IA, sin restricciones.
• Las sugerencias contextuales y verificaciones consumen un número insignificante de tokens.

Consulta tu consumo de tokens en Configuración > Uso de IA. Si tu cuota se agota, puedes pasar al plan Enterprise o esperar la renovación mensual automática.

8. Resolución de problemas de generación IA

• La generación falla con "Restricciones imposibles": tus restricciones son contradictorias (ej. muy pocos empleados para cubrir todas las franjas). Reduce las necesidades de plantilla o añade empleados al servicio.
• La puntuación de salud es muy baja: verifica que las horas contractuales de tus empleados son correctas y que tienes suficientes empleados para el servicio.
• La generación es muy lenta (> 1 minuto): ocurre cuando el equipo es muy grande (> 50 empleados) o el rango multi-semana es muy largo. Intenta generar en grupos más pequeños.
• Un empleado está planificado estando de baja: verifica que la ausencia está correctamente registrada y aprobada en Ausencias. Solo las ausencias con estado "Aprobada" son consideradas por Athena.
• El botón Generar con IA está gris: tu plan no soporta IA (plan Esencial) o tu cuota mensual se ha agotado.
• Las restricciones manuales no se respetan: reformula tu restricción de forma más explícita. Ejemplo: en vez de "María prefiere mañanas", escribe "María solo en turno de Mañana".

Soporte IA: si encuentras un resultado inesperado, contacta nuestro equipo a través del chat de soporte. Adjunta una captura de pantalla del horario generado y tus restricciones para un diagnóstico rápido.