Guide : générer un planning avec l'IA Athena

Orkelis integre un moteur d'intelligence artificielle appele Athena, capable de generer automatiquement vos plannings en respectant les contraintes legales, les contrats de vos agents et vos besoins en effectifs. Cette fonctionnalite transforme des heures de travail manuel en quelques secondes de calcul automatise. Ce guide detaille chaque etape, du parametrage initial a l'acceptation du planning genere.

Prerequis

Avant de pouvoir utiliser la generation automatique, assurez-vous que les conditions suivantes sont remplies :

• Plan Pro ou Enterprise actif : l'IA est soumise a un quota de tokens mensuel (inclus dans le plan Pro, illimite en Enterprise).
• Au moins un service avec des agents rattaches : le moteur a besoin d'agents disponibles pour creer le planning.
• Types de postes configures dans Parametres > Types de postes (ex. Matin 6h-14h, Apres-midi 14h-22h, Nuit 22h-6h).
• Heures contractuelles renseignees pour chaque agent : Athena respecte les volumes horaires definis dans les profils.
• Specialites a jour : si vos postes necessitent des qualifications specifiques (ex. seul un IDE peut etre affecte en soins), les specialites doivent etre configurees.

Preparation : plus vos donnees sont completes et a jour (heures contractuelles, specialites, preferences), meilleur sera le resultat de la generation automatique. Prenez 10 minutes pour verifier les profils de vos agents avant votre premiere generation.

1. Lancer une generation automatique

La generation automatique cree un planning complet pour un service et une semaine donnes en tenant compte de toutes les contraintes configurees.

1. Rendez-vous sur la page Planning (/dashboard/planning) depuis le menu lateral.
2. Selectionnez le service concerne dans le menu deroulant en haut de page.
3. Naviguez jusqu'a la semaine souhaitee a l'aide des fleches de navigation.
4. Cliquez sur le bouton Generer avec l'IA (icone eclair violette) dans la barre d'actions.
5. Une fenetre modale s'ouvre avec les options de generation.
6. Choisissez le mode d'optimisation selon votre priorite :

• Equilibre : repartit equitablement les postes et les heures entre tous les agents. Ideal pour les equipes ou l'equite est importante.
• Couverture : maximise la couverture des creneaux prioritaires, quitte a creer des desequilibres entre agents. Ideal en periode de forte activite.

1. Optionnel : ajoutez des contraintes manuelles dans le champ texte. Exemples : "Marie ne travaille pas le lundi", "Minimum 3 IDE le matin", "Paul en repos mercredi et jeudi".
2. Optionnel : filtrez par specialite si vous ne souhaitez generer le planning que pour un sous-ensemble d'agents.
3. Cliquez sur Lancer la generation.
4. La generation prend generalement entre 5 et 30 secondes selon la taille de l'equipe. Une barre de progression vous informe de l'avancement.

Astuce : si vous avez des contraintes qui reviennent chaque semaine (ex. un agent en mi-temps le lundi et mardi uniquement), configurez-les dans les disponibilites de l'agent depuis son profil. Athena les prendra en compte automatiquement sans que vous ayez a les saisir a chaque generation.

2. Comprendre les contraintes prises en compte

Le moteur Athena prend en compte un ensemble complet de contraintes pour generer un planning legal et operationnel :

Contraintes legales automatiques

• Repos quotidien minimum de 11 heures entre deux postes consecutifs.
• Repos hebdomadaire minimum de 35 heures consecutives (24h + 11h).
• Duree maximale de travail quotidien (10 heures, sauf derogation).
• Duree maximale de travail hebdomadaire (48 heures absolues, 44 heures en moyenne sur 12 semaines).
• Pas de travail sur plus de 6 jours consecutifs.

Contraintes contractuelles

• Respect du volume horaire hebdomadaire contractuel de chaque agent.
• Prise en compte du type de contrat (CDI, CDD, temps partiel, interim).
• Respect des jours de disponibilite configures dans le profil de l'agent.

Contraintes operationnelles

• Besoins en effectifs par creneau (nombre minimum d'agents requis par type de poste).
• Specialites requises (ex. au moins 1 IDE et 1 AS le matin).
• Absences validees (agents en conge, maladie ou formation sont exclus automatiquement).
• Contraintes manuelles saisies par le manager.

3. Generation multi-semaines

Pour planifier sur plusieurs semaines consecutives (utile pour les plannings mensuels ou les roulements) :

1. Utilisez le meme bouton Generer avec l'IA.
2. Dans la fenetre de configuration, activez l'option Multi-semaines.
3. Selectionnez la plage de dates : date de debut (lundi de la premiere semaine) et date de fin (dimanche de la derniere semaine).
4. Selectionnez le mode d'optimisation.
5. Cliquez sur Lancer la generation.

L'IA prend en compte la continuite entre les semaines pour eviter les problemes de chevauchement, respecter le repos hebdomadaire et equilibrer les heures sur l'ensemble de la periode. La generation multi-semaines consomme environ 5 000 tokens par generation.

Roulements : si vous utilisez un systeme de roulement (ex. semaine matin / semaine apres-midi), configurez les cycles dans Parametres > Roulements. Athena les respectera automatiquement lors de la generation multi-semaines.

4. Generation par prompt en langage naturel

Pour les utilisateurs qui preferent exprimer leurs besoins en francais plutot que de cocher des options, Orkelis offre un assistant IA conversationnel :

1. Ouvrez le chat IA en cliquant sur la bulle en bas a droite de l'ecran ou sur le bouton Athena dans la barre d'actions.
2. Tapez votre demande en langage naturel. Exemples :

• "Genere un planning pour la semaine du 10 mars avec Marie en repos lundi et mardi."
• "Je veux 3 personnes le matin et 2 l'apres-midi chaque jour."
• "Planifie Sophie uniquement en horaires de nuit cette semaine."
• "Cree un planning equilibre mais assure que Paul et Jean ne travaillent jamais le meme jour."
• "Genere le planning du mois de mars pour le service Urgences."

1. L'IA parse votre demande et affiche un resume des contraintes extraites pour validation.
2. Verifiez les contraintes proposees. Vous pouvez les modifier ou en ajouter.
3. Cliquez sur Generer pour lancer le calcul.
4. Le planning genere s'affiche en mode brouillon pour votre validation.

Historique des prompts : tous vos prompts sont sauvegardes automatiquement. Retrouvez-les dans le menu Historique des prompts pour reutiliser ou adapter une formulation qui a bien fonctionne.

5. Examiner et accepter le resultat

Une fois la generation terminee, le planning propose s'affiche en mode brouillon (fond en pointilles). Aucun agent n'est notifie tant que vous n'avez pas accepte et publie le planning.

1. Consultez le score de sante affiche dans un badge en haut du planning :

• Score vert (90-100%) : planning optimal, toutes les contraintes respectees.
• Score orange (70-89%) : planning acceptable avec des compromis mineurs.
• Score rouge (< 70%) : problemes significatifs, modifications recommandees.

1. Examinez les alertes eventuelles dans le panneau lateral droit : sous-effectif sur un creneau, depassement d'heures pour un agent, repos non respecte.
2. Pour chaque alerte, Athena propose une suggestion de correction. Cliquez sur Appliquer pour accepter la suggestion ou modifiez manuellement.
3. Ajustez le planning manuellement si necessaire : glissez-deposez un poste pour le deplacer, cliquez sur une cellule pour modifier ou supprimer un poste.
4. Une fois satisfait, cliquez sur Accepter pour valider le brouillon.
5. Cliquez ensuite sur Publier la semaine pour notifier vos agents.
6. Si le resultat ne vous convient pas, cliquez sur Annuler pour supprimer le brouillon et recommencer.

6. Suggestions contextuelles

En dehors de la generation complete, l'IA propose des suggestions proactives en permanence lorsque vous editez le planning :

• Alertes de sous-effectif : si un creneau n'a pas assez d'agents, un bandeau orange apparait sur la cellule avec le nombre manquant.
• Detection de depassement horaire : quand un agent approche de sa limite hebdomadaire, son total d'heures passe en orange puis en rouge.
• Propositions de remplacement : lorsqu'une absence est validee, Athena identifie automatiquement les agents disponibles et qualifies pour remplacer. Un bouton Remplacer apparait a cote de l'absence.
• Optimisation energetique : Athena detecte les agents qui enchainent trop de jours consecutifs et suggere des permutations.

Ces suggestions apparaissent dans le panneau lateral droit du planning, accessible en cliquant sur l'icone ampoule. Chaque suggestion peut etre appliquee en un clic ou ignoree.

Pro tip : lancez une verification Athena apres chaque modification manuelle du planning en cliquant sur le bouton Verifier (icone coche + eclair). Cela actualise le score de sante et les alertes en temps reel.

7. Limites et quotas

L'utilisation du moteur IA est soumise a un systeme de quotas mensuels pour garantir une qualite de service optimale :

• Plan Pro : quota mensuel de tokens IA (renouvellement le 1er de chaque mois). Chaque generation simple consomme environ 2 000 tokens. Chaque generation multi-semaines consomme environ 5 000 tokens.
• Plan Enterprise : usage illimite du moteur IA, sans aucune restriction.
• Les suggestions contextuelles et verifications ne consomment qu'un nombre negligeable de tokens.

Consultez votre consommation de tokens dans Parametres > Utilisation IA. Si votre quota est atteint, vous pouvez passer au plan Enterprise ou attendre le renouvellement mensuel automatique.

8. Depannage de la generation IA

• La generation echoue avec "Contraintes impossibles" : vos contraintes sont contradictoires (ex. trop peu d'agents pour couvrir tous les creneaux). Reduisez les besoins en effectifs ou ajoutez des agents au service.
• Le score de sante est tres bas : verifiez que les heures contractuelles de vos agents sont correctes et que vous avez suffisamment d'agents pour le service.
• La generation est tres lente (> 1 minute) : cela arrive quand l'equipe est tres grande (> 50 agents) ou la plage multi-semaines tres longue. Essayez de generer par groupes plus petits.
• Un agent est planifie alors qu'il est en conge : verifiez que l'absence est bien enregistree et validee dans Absences. Seules les absences au statut "Validee" sont prises en compte par Athena.
• Le bouton Generer avec l'IA est grise : votre plan ne supporte pas l'IA (plan Essentiel) ou votre quota mensuel est epuise.
• Les contraintes manuelles ne sont pas respectees : reformulez votre contrainte de maniere plus explicite. Exemple : au lieu de "Marie prefere le matin", ecrivez "Marie uniquement en poste Matin".

Support IA : si vous rencontrez un resultat inattendu, contactez notre equipe via le chat support. Joignez une capture d'ecran du planning genere et de vos contraintes pour un diagnostic rapide.