Exports et rapports

Orkelis vous permet d'exporter vos plannings et donnees RH dans plusieurs formats et de generer des rapports personnalises. Que vous ayez besoin d'un planning imprimable pour l'affichage, d'un fichier Excel pour l'analyse, d'un CSV pour l'integration avec votre logiciel de paie ou de rapports de suivi pour votre direction, ce guide couvre toutes les possibilites.

Prerequis

• Un role Manager ou Admin pour acceder aux exports et rapports.
• Au moins un planning publie pour les exports de planning.
• Des pointages enregistres pour les exports de paie.
• Les exports de paie sont reserves exclusivement aux administrateurs.

1. Exporter un planning en PDF

L'export PDF genere un document A4 paysage professionnel, pret a imprimer ou a afficher dans vos locaux. C'est le format le plus utilise pour la communication interne.

1. Rendez-vous sur la page Planning (/dashboard/planning).
2. Selectionnez le service et la semaine que vous souhaitez exporter.
3. Cliquez sur le bouton Exporter dans la barre d'actions en haut du planning.
4. Dans le menu deroulant, selectionnez PDF.
5. Le fichier planning-YYYY-MM-DD.pdf se telecharge automatiquement dans votre dossier de telechargements.

Contenu du PDF

Le document PDF contient les elements suivants :

• En-tete : nom de l'etablissement, nom du service et periode concernee.
• Tableau principal : grille agents en lignes et jours en colonnes, avec pour chaque cellule le type de poste, l'heure de debut et l'heure de fin.
• Couleurs : les postes sont colores selon leur type pour une lecture rapide (identique a l'ecran).
• Totaux : heures hebdomadaires par agent en derniere colonne.
• Pied de page : date de generation et nombre total d'agents.

Impression directe : si vous preferez ne pas telecharger le PDF, utilisez le bouton Imprimer dans le menu Exporter. Cela ouvre la vue d'impression de votre navigateur, optimisee pour le format A4 paysage. Ideal pour une impression rapide.

Options d'export PDF

Avant la generation du PDF, vous pouvez personnaliser :

• Orientation : paysage (defaut) ou portrait.
• Taille du papier : A4 (defaut), A3 ou Letter.
• Inclure les totaux : oui ou non.
• Inclure les absences : afficher les absences validees sur le planning.

2. Exporter en Excel (XLSX)

L'export Excel genere un classeur complet ideal pour l'analyse de donnees, les tableaux croises dynamiques et le partage avec votre direction ou votre service RH.

Structure du fichier Excel

Le classeur contient deux onglets :

• Onglet Planning : grille agents en lignes et jours en colonnes, identique a l'affichage ecran. Les cellules sont colorees et les totaux calcules automatiquement.
• Onglet Details : liste a plat de toutes les affectations avec les colonnes : Agent (prenom nom), Specialite, Date, Type de poste, Heure de debut, Heure de fin, Duree, Statut.

Procedure d'export

1. Sur la page Planning, selectionnez le service et la semaine souhaites.
2. Cliquez sur Exporter > Excel.
3. Le fichier .xlsx est telecharge automatiquement.
4. Ouvrez-le avec Microsoft Excel, Google Sheets ou LibreOffice Calc.

Astuce Excel : l'onglet Details est ideal pour creer des tableaux croises dynamiques. Selectionnez toutes les donnees, inserez un tableau croise et analysez la repartition des heures par agent, par type de poste ou par jour.

Export multi-semaines

Pour exporter plusieurs semaines d'un coup, selectionnez la plage de dates souhaitee avant de cliquer sur Exporter > Excel. Le fichier contiendra une feuille par semaine plus un onglet de synthese cumulee.

3. Exporter en CSV

Le format CSV est ideal pour l'integration avec des logiciels tiers : ERP, SIRH, outils de BI (Business Intelligence) ou bases de donnees.

Export du planning en CSV

1. Sur la page Planning, cliquez sur Exporter > CSV.
2. Le fichier planning-YYYY-MM-DD.csv est telecharge.

Le fichier CSV contient les colonnes suivantes :

• Agent : prenom et nom du collaborateur.
• Specialite : qualification de l'agent.
• Date : au format JJ/MM/AAAA.
• Poste : type de poste (Matin, Apres-midi, Nuit, etc.).
• Heure debut : au format HH:MM.
• Heure fin : au format HH:MM.
• Duree : en heures et minutes.
• Statut : Publie, Brouillon.

Export des compteurs d'heures en CSV

Pour extraire les compteurs d'heures de vos agents :

1. Allez dans Compteurs (/dashboard/compteurs) depuis le menu lateral.
2. Selectionnez la periode souhaitee (mois ou plage personnalisee).
3. Cliquez sur Exporter CSV.
4. Le fichier inclut pour chaque agent : heures contractuelles, heures planifiees, heures realisees (pointage), ecart et solde.

Encodage : les fichiers CSV sont encodes en UTF-8 avec BOM pour une compatibilite maximale avec Excel. Le separateur est le point-virgule (;), standard francais.

4. Export de paie

Les exports de paie permettent de transmettre les donnees de pointage a votre logiciel de paie. Cette fonctionnalite est reservee aux administrateurs.

1. Rendez-vous dans Pointage > Exports paie (/dashboard/time/payroll-exports) dans le menu lateral.
2. Selectionnez la periode d'export : mois calendaire (ex. mars 2026) ou plage personnalisee.
3. Choisissez le format d'export adapte a votre logiciel de paie :

• Format generique CSV : compatible avec la plupart des logiciels.
• Format Sage : adapte aux logiciels Sage Paie.
• Format Silae : adapte au logiciel Silae.
• Format personnalise : configurez votre propre mapping de colonnes.

1. Cliquez sur Generer l'export.
2. Verifiez l'apercu des donnees avant de telecharger.
3. Telechargez le fichier et importez-le dans votre logiciel de paie.

Donnees incluses dans l'export de paie

• Matricule ou identifiant de l'agent.
• Nom et prenom.
• Heures normales travaillees.
• Heures supplementaires.
• Heures de nuit.
• Heures de dimanche et jours feries.
• Absences par type (conge, maladie, formation).
• Primes eventuelles liees aux postes.

Acces restreint : les exports de paie contiennent des donnees sensibles. Seuls les administrateurs peuvent y acceder. Un journal d'audit enregistre chaque export genere (date, utilisateur, periode).

5. Rapports personnalises

Le constructeur de rapports (/dashboard/reports) permet de creer des rapports sur mesure en combinant les metriques et filtres de votre choix.

1. Allez dans Rapports depuis le menu lateral (accessible aux managers et admins).
2. Cliquez sur Nouveau rapport.
3. Donnez un nom a votre rapport (ex. "Heures par agent - Mars 2026", "Taux de presence Q1").
4. Selectionnez les metriques souhaitees :

• Heures planifiees et realisees par agent.
• Nombre d'absences par type et par agent.
• Taux de presence par service.
• Taux de couverture des creneaux.
• Heures supplementaires par agent.
• Ecart entre heures contractuelles et heures realisees.

1. Appliquez les filtres : periode (semaine, mois, trimestre, annee, personnalise), service, agent, specialite.
2. Choisissez le mode de visualisation : tableau, graphique en barres, graphique en courbes ou graphique circulaire.
3. Cliquez sur Generer pour voir le resultat.
4. Exportez le rapport en PDF ou Excel avec le bouton Exporter.
5. Optionnel : sauvegardez le rapport comme modele pour le regenerer facilement chaque mois.

Rapports programmes : vous pouvez planifier l'envoi automatique d'un rapport par e-mail. Configurez la frequence (hebdomadaire, mensuelle) et les destinataires dans les parametres du rapport.

6. Statistiques et KPIs

En complement des rapports personnalises, Orkelis propose trois pages analytiques prechargees avec des indicateurs cles :

Page Statistiques

Accessible depuis Statistiques (/dashboard/statistiques) dans le menu. Cette page affiche :

• Taux de presence global et par service (pourcentage d'agents presents vs planifies).
• Repartition des postes par type (camembert : matin, apres-midi, nuit).
• Heures totales par agent (histogramme pour identifier les ecarts).
• Evolution du taux de presence sur les 12 derniers mois (graphique en courbes).

Tableau de bord KPI

Accessible depuis KPIs (/dashboard/kpis). Ce tableau de bord regroupe les indicateurs de performance :

• Taux d'absenteisme mensuel.
• Nombre moyen d'heures supplementaires par agent.
• Delai moyen de traitement des demandes de conge.
• Taux de remplissage des creneaux.
• Evolution des effectifs sur 12 mois.

Vue Pareto

La page Pareto (/dashboard/pareto) analyse la repartition de la charge de travail pour identifier les desequilibres. Elle affiche un graphique de Pareto montrant quels agents concentrent le plus d'heures, ce qui permet d'identifier les surcharges et de mieux equilibrer la planification.

7. Bonnes pratiques pour les exports

• Exportez le planning en PDF chaque vendredi pour affichage dans les locaux la semaine suivante.
• Generez l'export de paie au plus tard le 5 du mois suivant pour respecter les delais de traitement.
• Utilisez les rapports programmes pour recevoir automatiquement vos KPIs chaque lundi matin.
• Archivez les exports mensuels dans un dossier partage pour constituer un historique RH.
• Verifiez les totaux d'heures avant d'envoyer l'export de paie : comparez les heures pointees et les heures planifiees.

8. Depannage

• Le PDF est vide : verifiez que le planning est publie pour la semaine selectionnee. Les plannings en brouillon ne sont pas exportes.
• L'export Excel ne s'ouvre pas : assurez-vous d'avoir une version recente de Microsoft Excel (2016+), Google Sheets ou LibreOffice Calc.
• Le CSV est illisible dans Excel : lors de l'ouverture, utilisez l'assistant d'import de donnees et selectionnez UTF-8 comme encodage et point-virgule comme separateur.
• Les heures de l'export de paie ne correspondent pas : verifiez que les pointages ont ete valides par les managers dans Pointage > Feuilles de temps. Seuls les pointages valides sont inclus dans l'export de paie.
• Le bouton Exporter est grise : vous n'avez pas les droits suffisants. Les exports de planning sont accessibles aux managers, les exports de paie aux admins uniquement.
• Le rapport ne genere aucune donnee : verifiez vos filtres (periode, service, agent). Elargissez les criteres si necessaire.

Conservation des donnees : Orkelis conserve l'integralite de vos donnees pendant toute la duree de votre abonnement. Vous pouvez exporter des rapports sur n'importe quelle periode passee. Apres resiliation, les donnees sont conservees 90 jours avant suppression definitive.