Notice de transparence IA

1. Identification du système d'IA

Nom du système : Athena — Moteur d'optimisation de plannings

Fournisseur : CONSILIOWEB, SAS au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Brive-la-Gaillarde sous le numéro B 892 889 858, dont le siège social est situé 13 Lestrade, 19200 Ussel.

Le moteur Athena est un composant intégré au service SaaS Orkelis, plateforme de planification et de gestion des plannings d'équipe.

2. Finalité du système

Le moteur Athena a pour finalité la génération automatique de plannings d'équipe optimisés. Il produit des propositions de plannings qui respectent simultanément :

— Les contraintes légales : Code du travail (durée maximale du travail, repos quotidien et hebdomadaire, etc.) et conventions collectives applicables (CCN 51, HCR, etc.)

— Les contraintes opérationnelles : couverture des postes, compétences requises, effectifs minimaux

— Les préférences individuelles : disponibilités des collaborateurs, souhaits de créneaux, demandes de congés

— Les objectifs d'équité : répartition équilibrée des créneaux (week-ends, nuits, jours fériés) entre les membres de l'équipe

3. Fonctionnement technique

3.1. Approche technique :

Le moteur Athena repose sur des techniques de recherche opérationnelle (constraint programming, optimisation multi-critères). Il ne s'agit PAS d'un système de deep learning, de réseau de neurones ou d'apprentissage automatique au sens classique du terme.

3.2. Fonctionnement général :

— Le système modélise les contraintes métier sous forme de contraintes mathématiques

— Il explore l'espace des solutions possibles en utilisant des algorithmes de programmation par contraintes

— Il optimise la solution selon des critères pondérés (conformité légale, couverture, équité, préférences)

— Il produit un ou plusieurs plannings candidats classés par score d'optimisation

3.3. Le système est déterministe : pour un même jeu de contraintes, il produit le même résultat.

4. Données utilisées

4.1. Le moteur Athena utilise exclusivement les données suivantes, fournies par le Client :

— Contraintes métier : postes à couvrir, compétences requises, effectifs minimaux et maximaux, règles de rotation

— Disponibilités : créneaux disponibles et indisponibles des collaborateurs, congés validés

— Compétences : qualifications et habilitations des collaborateurs (ex. : diplômes, certifications sectorielles)

— Règles légales : paramètres du Code du travail et de la convention collective applicable

— Historique de planification : plannings précédents pour le calcul d'équité

4.2. Le moteur Athena n'utilise AUCUNE des données suivantes :

— Données biométriques (empreintes, reconnaissance faciale, etc.)

— Données de santé

— Données relatives à l'origine ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou à l'orientation sexuelle

— Données de navigation ou de géolocalisation

4.3. Aucun profilage au sens de l'article 22 du RGPD n'est effectué par le système.

5. Rôle de la décision humaine

5.1. Le planning généré par le moteur Athena est une proposition soumise à validation humaine. Le système ne prend aucune décision autonome affectant directement les collaborateurs.

5.2. Le manager ou l'administrateur du Client conserve un contrôle total sur le planning :

— Il peut accepter, modifier ou rejeter la proposition générée

— Il peut ajuster manuellement tout créneau avant publication

— Il doit valider explicitement le planning avant qu'il ne soit communiqué aux collaborateurs

5.3. Aucun planning n'est publié ou communiqué aux collaborateurs sans action volontaire de validation par un humain autorisé.

6. Classification du risque — EU AI Act

6.1. Le Règlement (UE) 2024/1689 classe les systèmes d'IA selon leur niveau de risque. Le moteur Athena n'entre PAS dans la catégorie des systèmes à haut risque (Annexe III du Règlement) pour les raisons suivantes :

— Le système n'est pas utilisé pour le recrutement, la sélection ou l'évaluation des candidats à un emploi

— Le système ne prend pas de décisions affectant les conditions de travail, la promotion ou le licenciement des travailleurs

— Le système constitue une aide à la planification opérationnelle (scheduling), pas un outil de gestion des ressources humaines au sens du Règlement

— La décision finale reste entièrement sous contrôle humain (human-in-the-loop)

6.2. Le système relève de la catégorie « risque minimal » ou « risque limité » selon la classification du Règlement. CONSILIOWEB applique néanmoins les obligations de transparence prévues à l'article 52 du Règlement à titre de bonne pratique.

7. Engagements de CONSILIOWEB

CONSILIOWEB s'engage à :

— Maintenir cette notice à jour en cas d'évolution significative du fonctionnement du moteur Athena

— Informer les clients de tout changement de la nature technique du système (par exemple, introduction de techniques d'apprentissage automatique)

— Garantir la traçabilité et l'explicabilité des résultats produits par le moteur

— Ne pas utiliser le système à des fins de surveillance, de notation ou de discrimination des travailleurs

— Coopérer avec les autorités compétentes en cas de contrôle ou d'audit relatif à la conformité au Règlement sur l'IA

Contact

Pour toute question relative au fonctionnement du moteur Athena ou à la présente notice :

CONSILIOWEB — Email : contact@orkelis.com — Téléphone : 06 82 87 73 19

13 Lestrade, 19200 Ussel — SIREN : 892 889 858

Dernière mise à jour : mars 2026.

Notice de transparence — Intelligence artificielle