Demarrage rapide

Bienvenue sur Orkelis ! Ce guide complet vous accompagne pas a pas dans la prise en main de la plateforme, de la creation de votre compte jusqu'a la publication de votre premier planning. Que vous geriez une equipe de 5 ou de 500 personnes, vous serez operationnel en moins de 30 minutes.

Prerequis avant de commencer

Avant de demarrer la configuration d'Orkelis, assurez-vous de disposer des elements suivants :

• Un navigateur web recent (Chrome, Firefox, Safari ou Edge dans sa derniere version).
• Une adresse e-mail professionnelle valide pour le compte administrateur.
• La liste de vos collaborateurs avec leurs noms, prenoms, e-mails et volumes horaires contractuels.
• Le nom de votre etablissement et votre secteur d'activite (sante, restauration, retail, logistique, hotellerie).
• Optionnel : un fichier CSV de vos collaborateurs si vous souhaitez effectuer un import en masse.

Conseil de preparation : rassemblez les contrats de travail de vos agents avant de commencer. Vous aurez besoin des heures hebdomadaires contractuelles, des specialites et des qualifications pour configurer correctement chaque profil.

1. Creer votre compte

La creation de compte prend moins de 2 minutes. Votre essai gratuit Pro de 14 jours demarre immediatement, sans carte bancaire.

1. Rendez-vous sur orkelis.app/register dans votre navigateur.
2. Renseignez votre nom, prenom, adresse e-mail professionnelle et choisissez un mot de passe securise (minimum 8 caracteres, avec au moins une majuscule et un chiffre).
3. Indiquez le nom de votre etablissement tel qu'il apparaitra dans l'application (ex. "Clinique Saint-Louis", "Restaurant Le Provencal").
4. Selectionnez votre secteur d'activite dans la liste deroulante : sante, restauration, commerce, logistique, hotellerie ou autre.
5. Acceptez les conditions generales d'utilisation et la politique de confidentialite.
6. Cliquez sur Creer mon compte.
7. Vous etes automatiquement connecte avec un essai Pro de 14 jours donnant acces a toutes les fonctionnalites.

Connexion rapide : vous pouvez aussi vous inscrire via Google ou Microsoft depuis la page de connexion. Cela vous evite de creer un nouveau mot de passe et accelere la connexion quotidienne.

Confirmer votre adresse e-mail

Un e-mail de confirmation est envoye a l'adresse indiquee lors de l'inscription. Cliquez sur le lien de verification dans les 24 heures pour activer pleinement votre compte. Si vous ne recevez pas l'e-mail, verifiez votre dossier spam ou demandez un renvoi depuis la page de connexion.

2. Decouvrir le tableau de bord

Apres connexion, vous arrivez sur la page Vue d'ensemble (/dashboard). C'est votre centre de commande quotidien. Vous y trouvez :

• Un resume de la semaine en cours : nombre d'agents planifies, absences en attente de validation, heures totales prevues.
• Les notifications recentes : demandes de conge soumises, modifications de planning, alertes systeme.
• L'acces rapide au planning, aux absences et aux demandes via des cartes cliquables.
• Un indicateur de couverture : pourcentage de postes remplis sur la semaine.

Le menu lateral gauche vous donne acces a toutes les fonctionnalites de la plateforme. Il est organise en sections : Planning, Absences, Equipe, Pointage, Rapports et Parametres. Chaque section est accompagnee de badges indiquant les elements necessitant votre attention (demandes en attente, alertes, etc.).

Astuce navigation : vous pouvez reduire le menu lateral en cliquant sur l'icone hamburger en haut a gauche pour gagner de l'espace sur les petits ecrans. Le menu se deplie au survol de la souris.

3. Configurer les parametres de votre etablissement

Avant de creer vos premiers services et d'ajouter vos collaborateurs, prenez quelques minutes pour configurer les parametres de base de votre etablissement.

1. Accedez a Parametres dans le menu lateral.
2. Dans l'onglet Etablissement, verifiez et completez le nom, l'adresse et le fuseau horaire.
3. Dans l'onglet Types de postes, configurez les creneaux que vous utilisez : Matin (ex. 6h-14h), Apres-midi (ex. 14h-22h), Nuit (ex. 22h-6h), Journee (ex. 9h-17h). Vous pouvez personnaliser les horaires et les couleurs.
4. Dans l'onglet Specialites, ajoutez les qualifications de vos agents si necessaire (ex. IDE, AS, ASH en sante ; chef de rang, commis en restauration).
5. Dans l'onglet Notifications, configurez les canaux de notification (e-mail, push mobile, in-app).

Bonnes pratiques : definissez des types de postes avec des couleurs distinctes. Cela rend le planning beaucoup plus lisible d'un coup d'oeil. Par exemple, bleu pour le matin, orange pour l'apres-midi, violet pour la nuit.

4. Creer un service

Un service represente une unite de planification au sein de votre etablissement. Selon votre activite, un service peut correspondre a un etage, un poste de travail, un rayon, une zone de restaurant ou une equipe fonctionnelle.

1. Dans le menu lateral, cliquez sur Services.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter un service en haut a droite.
3. Donnez un nom clair et explicite au service (ex. "Bloc operatoire A", "Salle restaurant", "Rayon frais", "Equipe livraison matin").
4. Optionnel : rattachez le service a un secteur existant pour une organisation hierarchique.
5. Validez avec Enregistrer.

Vous pouvez creer autant de services que necessaire. Chaque service dispose de son propre planning independant, ce qui permet a differents managers de gerer leur perimetre sans interference.

Organisation en secteurs : les secteurs permettent de regrouper plusieurs services sous une meme entite. Par exemple, le secteur "Chirurgie" peut contenir les services "Bloc A", "Bloc B" et "Salle de reveil". Creez des secteurs depuis l'onglet Secteurs de la page Services.

5. Ajouter vos collaborateurs

L'ajout de vos collaborateurs est l'etape la plus importante. Chaque agent doit disposer d'un profil complet pour que le planning et les calculs d'heures soient precis.

Ajout individuel

1. Allez dans Equipe > Collaborateurs via le menu lateral.
2. Cliquez sur Ajouter un collaborateur.
3. Remplissez les informations obligatoires : prenom, nom, adresse e-mail.
4. Selectionnez le role : Collaborateur (vue limitee), Agent (vue service), Manager (gestion planning) ou Admin (acces complet).
5. Precisez les heures contractuelles hebdomadaires (ex. 35h, 39h, temps partiel 24h).
6. Indiquez la specialite si applicable (ex. IDE, AS en sante ; serveur, cuisinier en restauration).
7. Rattachez l'agent a un ou plusieurs services.
8. Cliquez sur Enregistrer. L'agent recoit un e-mail d'invitation pour activer son compte.

Import en masse via CSV

Pour les equipes de plus de 10 personnes, l'import CSV est beaucoup plus rapide :

1. Sur la page Collaborateurs, cliquez sur le bouton Importer CSV.
2. Telechargez le modele CSV en cliquant sur Telecharger le modele.
3. Remplissez le fichier avec les informations de vos agents : prenom, nom, e-mail, role, heures contractuelles, specialite.
4. Importez le fichier rempli.
5. Verifiez l'apercu et corrigez les eventuelles erreurs signalees.
6. Confirmez l'import. Tous les agents recoivent un e-mail d'invitation.

Conseil : attribuez le role Manager uniquement aux personnes qui doivent creer ou modifier les plannings. Les autres collaborateurs n'ont besoin que du role Agent pour consulter leur planning et soumettre des demandes.

6. Creer votre premier planning

C'est le moment de construire votre premier planning ! Orkelis propose une grille intuitive semaine par semaine.

1. Rendez-vous sur Planning depuis le menu lateral.
2. Selectionnez le service concerne dans le menu deroulant en haut de page.
3. La grille affiche la semaine en cours avec vos agents en lignes et les jours en colonnes (lundi a dimanche).
4. Cliquez sur une cellule vide a l'intersection d'un agent et d'un jour pour ajouter un poste.
5. Dans la fenetre qui s'ouvre, choisissez le type de poste (Matin, Apres-midi, Nuit, etc.), l'heure de debut et l'heure de fin.
6. Validez. Le poste apparait dans la cellule avec sa couleur.
7. Repetez l'operation pour chaque agent et chaque jour de la semaine.
8. Verifiez les totaux d'heures en bas de la colonne de chaque agent (Orkelis calcule automatiquement).
9. Une fois satisfait, cliquez sur Publier la semaine dans la barre d'actions pour notifier vos equipes.

Raccourci copier-coller : si votre planning est similaire d'une semaine a l'autre, utilisez le bouton Copier la semaine dans le menu d'actions. Selectionnez la semaine source et Orkelis reproduira le planning a l'identique sur la semaine cible. Vous n'aurez plus qu'a ajuster les exceptions.

Comprendre les indicateurs du planning

Pendant la construction du planning, Orkelis affiche plusieurs indicateurs en temps reel :

• Heures prevues par agent : total hebdomadaire affiche en fin de ligne. Un depassement des heures contractuelles est signale en rouge.
• Couverture par creneau : nombre d'agents planifies par type de poste et par jour.
• Alertes : icones d'avertissement si un agent est planifie sur deux postes le meme jour, si le repos minimum n'est pas respecte, ou si un agent est en absence.
• Score de sante : badge global indiquant la qualite du planning (vert = optimal, orange = ameliorable, rouge = problemes).

7. Publier et notifier votre equipe

Une fois le planning finalise, la publication est l'etape qui le rend visible a vos agents :

1. Cliquez sur Publier la semaine dans la barre d'actions en haut du planning.
2. Confirmez la publication dans la fenetre de dialogue.
3. Tous les agents du service recoivent une notification (push mobile + e-mail selon les parametres).
4. Le planning passe du statut "Brouillon" a "Publie". Les modifications ulterieures declenchent des notifications de changement.

Bonne pratique : publiez votre planning au moins une semaine a l'avance pour laisser le temps a vos agents de s'organiser. La plupart des conventions collectives imposent un delai de prevenance (generalement 7 jours).

8. Prochaines etapes

Felicitations, vous avez configure votre etablissement et publie votre premier planning ! Voici les prochaines etapes pour tirer le meilleur d'Orkelis :

• Generer un planning avec l'IA : laissez le moteur Athena creer automatiquement un planning optimise en respectant toutes vos contraintes.
• Gerer les absences : configurez le workflow de validation des conges pour fluidifier les demandes.
• Installer l'application mobile : invitez vos agents a telecharger l'app iOS ou Android pour consulter leur planning en temps reel.
• Configurer le pointage kiosque : transformez une tablette en borne de pointage avec code PIN pour suivre les heures reelles.
• Explorer les exports et rapports : generez des rapports PDF, Excel ou CSV pour votre paie et vos analyses.

Depannage du demarrage

Voici les problemes les plus frequents rencontres lors de la premiere configuration et leurs solutions :

• Je ne recois pas l'e-mail de confirmation : verifiez votre dossier spam/courrier indesirable. Ajoutez [email protected] a vos contacts. Si le probleme persiste, utilisez le bouton Renvoyer l'e-mail sur la page de connexion.
• Mon collaborateur ne recoit pas l'invitation : verifiez que l'adresse e-mail saisie est correcte. Vous pouvez renvoyer l'invitation depuis le profil de l'agent dans Equipe > Collaborateurs.
• Je ne vois pas mes agents sur le planning : assurez-vous que les agents sont rattaches au bon service. Un agent non rattache a un service n'apparait pas sur le planning de ce service.
• Les heures ne correspondent pas : verifiez les heures contractuelles dans le profil de chaque agent et assurez-vous que le fuseau horaire de l'etablissement est correct.
• La page de connexion boucle : videz le cache de votre navigateur ou essayez en navigation privee. Assurez-vous d'utiliser l'URL orkelis.app (et non une ancienne URL).

Support : si vous rencontrez un probleme non resolu par ce guide, contactez notre equipe support via le chat en bas a droite de l'application ou par e-mail a [email protected]. Nous repondons sous 24h en jours ouvres.