Pointage kiosque

Transformez une tablette en borne de pointage partagee avec code PIN pour vos agents.

Le mode kiosque transforme une tablette ou un ordinateur en borne de pointage partagee. Vos agents s'identifient par code PIN a 4 chiffres pour pointer leurs arrivees et departs, sans avoir besoin d'un compte personnel sur l'appareil. Ce guide couvre la configuration complete du kiosque, l'attribution des codes PIN, le processus de pointage et les bonnes pratiques pour un deploiement reussi.

Prerequis

Avant de configurer un kiosque de pointage, assurez-vous de disposer des elements suivants :

Un appareil avec navigateur web : tablette recommandee (iPad, Samsung Galaxy Tab, ou tout appareil Android avec ecran 8 pouces minimum). Un ordinateur ou un smartphone peuvent aussi etre utilises.
Une connexion internet stable (Wi-Fi ou Ethernet) sur le lieu de pointage.
L'identifiant de votre tenant (identifiant unique de votre etablissement, fourni par votre administrateur ou visible dans Parametres > Etablissement).
Un role Administrateur pour configurer les codes PIN des agents.
Au moins un service avec des agents rattaches.

Materiel recommande : pour un usage professionnel quotidien, nous recommandons une tablette 10 pouces avec un support mural ou de bureau. Prevoyez un cable d'alimentation permanent et une protection en silicone.

1. Configurer le kiosque

Etapes de configuration initiale

Sur l'appareil dedie au pointage, ouvrez le navigateur web (Safari, Chrome ou Firefox).
Accedez a l'URL suivante : orkelis.app/kiosk?tenantId=VOTRE_TENANT_ID (remplacez VOTRE_TENANT_ID par l'identifiant de votre etablissement).
L'ecran d'accueil du kiosque s'affiche avec :

L'horloge en temps reel (heure et date du jour).
Le nom de votre etablissement.
La liste de vos agents avec leurs photos de profil (ou initiales).
Un pave numerique pour la saisie du code PIN.

L'identifiant du tenant est memorise automatiquement dans le stockage local du navigateur. Lors des prochaines ouvertures, l'URL orkelis.app/kiosk suffit.
Verifiez que tous vos agents apparaissent dans la liste. Si certains sont absents, verifiez leur rattachement au service.

Passer en mode plein ecran

Pour une utilisation optimale en environnement professionnel, activez le mode plein ecran :

Sur iPad : appuyez sur le bouton de partage, puis Ajouter a l'ecran d'accueil. L'application s'ouvrira en plein ecran sans barre de navigation.
Sur tablette Android : ouvrez le menu du navigateur Chrome, appuyez sur Ajouter a l'ecran d'accueil. L'icone Orkelis Kiosque apparait.
Sur ordinateur : appuyez sur F11 pour passer en plein ecran, ou utilisez le bouton plein ecran propose par l'interface kiosque.

Mode kiosque iOS : sur iPad, vous pouvez utiliser le mode Acces guide (Parametres > Accessibilite > Acces guide) pour verrouiller l'appareil sur la page kiosque Orkelis et empecher les agents de naviguer vers d'autres applications.

2. Attribuer un code PIN aux agents

Chaque agent qui utilise le kiosque doit disposer d'un code PIN unique a 4 chiffres. L'attribution se fait depuis le tableau de bord par un administrateur.

Connectez-vous au tableau de bord Orkelis en tant qu'administrateur.
Allez dans Equipe > Collaborateurs (/dashboard/users).
Cliquez sur le profil de l'agent pour l'ouvrir.
Descendez jusqu'a la section Code PIN kiosque.
Saisissez un code a 4 chiffres unique pour cet agent (ex. 1234, 5678).
Cliquez sur Enregistrer.
Communiquez le code PIN a l'agent de maniere securisee (en personne de preference, jamais par e-mail non chiffre).
Repetez l'operation pour chaque agent de votre equipe.

Attribution en masse

Pour les equipes nombreuses, vous pouvez generer des codes PIN automatiquement :

Sur la page Collaborateurs, selectionnez les agents sans code PIN.
Cliquez sur Actions en masse > Generer les codes PIN.
Orkelis attribue un code unique a 4 chiffres a chaque agent selectionne.
Telechargez la liste des codes PIN generee (PDF) pour distribution securisee.

Securite des codes PIN : le code PIN est stocke de maniere chiffree en base de donnees (hachage bcrypt). Meme un administrateur ne peut pas voir le code PIN d'un agent, seulement le reinitialiser. Apres 5 tentatives echouees consecutives, le compte est temporairement bloque pendant 5 minutes.

3. Pointer au kiosque

Processus d'arrivee (clock-in)

L'agent se presente devant la tablette kiosque.
Il repere son nom et sa photo dans la liste des agents affichee a l'ecran.
Il appuie sur son nom. Le pave numerique s'affiche.
Il saisit son code PIN a 4 chiffres sur le pave numerique tactile.
Il appuie sur le bouton vert Pointer mon arrivee.
Un ecran de confirmation s'affiche pendant 5 secondes avec :

Le nom de l'agent.
L'heure d'arrivee enregistree.
Un message "Pointage enregistre".
L'heure prevue du poste (si un poste est planifie).

L'ecran revient automatiquement a la page d'accueil apres 5 secondes.

Processus de depart (clock-out)

L'agent selectionne son nom dans la liste.
Il saisit son code PIN.
Il appuie sur le bouton rouge Pointer mon depart.
L'ecran de confirmation affiche l'heure de depart enregistree et la duree totale de presence.
L'ecran revient a la page d'accueil apres 5 secondes.

Retour automatique : apres chaque interaction (pointage reussi, erreur de PIN, annulation), l'ecran revient automatiquement a la page d'accueil apres 5 secondes d'inactivite. Cela garantit que le kiosque est toujours pret pour l'agent suivant.

Pointage en retard ou en avance

Le kiosque accepte les pointages a tout moment, meme si l'agent est en avance ou en retard par rapport a son horaire prevu. Le systeme enregistre l'heure reelle de pointage. Les ecarts sont visibles dans les feuilles de temps et peuvent etre traites par le manager.

4. Consulter et gerer les pointages

Les pointages effectues au kiosque sont centralises avec ceux effectues depuis l'app mobile et les saisies manuelles.

Vue Entrees de temps

Allez dans Pointage > Entrees de temps (/dashboard/time/entries) dans le menu lateral.
Le tableau liste tous les pointages avec les colonnes : Agent, Date, Heure arrivee, Heure depart, Duree, Methode (kiosque, mobile, manuel), Statut.
Filtrez par agent, date, methode ou statut pour retrouver un pointage specifique.
Cliquez sur une entree pour voir le detail et la modifier si necessaire.

Feuilles de temps

Les pointages sont agreges dans les feuilles de temps (/dashboard/time/timesheets), organisees par agent et par semaine :

Total d'heures travaillees par jour et par semaine.
Comparaison avec les heures planifiees (ecarts positifs ou negatifs).
Statut de validation : non validee, validee par le manager, validee par l'admin.
Les managers peuvent valider, corriger ou rejeter les feuilles de temps.

Validation obligatoire : les feuilles de temps doivent etre validees par un manager avant de pouvoir etre incluses dans les exports de paie. Un badge dans le menu lateral indique le nombre de feuilles en attente de validation.

5. Configurer plusieurs kiosques

Si votre etablissement dispose de plusieurs entrees ou zones de pointage, vous pouvez configurer plusieurs kiosques :

Chaque kiosque utilise le meme tenantId mais peut etre identifie par un nom de localisation.
Ajoutez le parametre location a l'URL : orkelis.app/kiosk?tenantId=XXX&location=Entree-Principale.
La localisation est enregistree avec chaque pointage pour savoir ou l'agent a pointe.
Dans Pointage > Entrees de temps, un filtre supplementaire "Localisation" est disponible.

6. Bonnes pratiques de deploiement

Emplacement strategique : placez la tablette a l'entree principale de l'etablissement, bien visible et accessible a tous. Evitez les zones de passage etroites qui creent des files d'attente.
Alimentation permanente : branchez l'appareil en permanence avec un cable suffisamment long. Un kiosque en panne de batterie le matin desorganise toute la journee.
Connexion Wi-Fi stable : testez la qualite du signal Wi-Fi a l'emplacement choisi. Utilisez un repeteur si necessaire. Le kiosque a besoin d'une connexion stable pour enregistrer les pointages en temps reel.
Protection de l'appareil : utilisez une coque renforcee et un film protecteur pour l'ecran. Dans les environnements humides (cuisine, piscine), utilisez un etui etanche.
Support adapte : fixez la tablette au mur a hauteur d'yeux (environ 150 cm) ou utilisez un support de bureau incline. Les supports avec verrouillage anti-vol sont recommandes.
Confidentialite : chaque agent a un code PIN unique et personnel. Rappelez-leur de ne jamais partager leur code ni de pointer pour un collegue.
Supervision reguliere : consultez les logs de pointage au moins une fois par semaine pour detecter les anomalies (pointages a des heures inhabituelles, tentatives echouees repetees).
Nettoyage de l'ecran : desinfectez l'ecran tactile quotidiennement, surtout dans les environnements sensibles (sante, restauration).

7. Depannage

Voici les problemes les plus courants avec le kiosque de pointage et leurs solutions :

La liste des agents est vide : verifiez que le tenantId dans l'URL est correct. Verifiez que des agents sont bien rattaches au service. Rafraichissez la page.
Le code PIN est refuse : verifiez que le PIN a bien ete configure pour cet agent dans Equipe > Collaborateurs. Si l'agent a oublie son PIN, reinitialisez-le depuis son profil.
Le compte est bloque apres trop de tentatives : attendez 5 minutes pour le deblocage automatique, ou contactez un administrateur qui peut debloquer le compte immediatement depuis le profil de l'agent.
Le kiosque affiche "Erreur de connexion" : verifiez la connexion Wi-Fi de la tablette. Rafraichissez la page. Si le probleme persiste, verifiez que le service Orkelis est operationnel sur la page Etat des services.
Le pointage ne s'enregistre pas : verifiez que la tablette est bien connectee a Internet. Le kiosque ne fonctionne pas en mode hors ligne. Si le probleme persiste, le manager peut ajouter manuellement le pointage dans Pointage > Entrees de temps.
L'ecran reste bloque sur la confirmation : forcez le rafraichissement de la page. Si cela arrive frequemment, mettez a jour le navigateur de la tablette.
L'horloge affiche une mauvaise heure : verifiez que le fuseau horaire de la tablette correspond a celui de votre etablissement dans les reglages de l'appareil.
Les photos des agents ne s'affichent pas : les photos sont optionnelles. Si un agent n'a pas de photo, ses initiales s'affichent a la place. Pour ajouter une photo, allez dans le profil de l'agent.

Pointage de secours : en cas de panne prolongee du kiosque, les agents peuvent pointer depuis l'application mobile ou le manager peut saisir les pointages manuellement depuis Pointage > Entrees de temps > Ajouter un pointage.