Application mobile

Installez l'app iOS/Android pour consulter le planning, pointer vos heures et soumettre des demandes depuis votre telephone.

Orkelis dispose d'une application mobile native pour iOS et Android. Elle permet a vos agents de consulter leur planning, pointer leurs heures, soumettre des demandes de conge et recevoir des notifications en temps reel, directement depuis leur telephone. Ce guide couvre l'installation, la configuration et l'utilisation quotidienne de l'application pour les agents comme pour les managers.

Prerequis

Un smartphone iOS (iPhone 12 ou ulterieur, iOS 16 minimum) ou Android (Android 10 minimum).
Une connexion internet (Wi-Fi ou donnees mobiles).
Un compte Orkelis actif : votre administrateur doit avoir cree votre profil et vous avoir envoye une invitation par e-mail.
Les identifiants de connexion (e-mail et mot de passe) ou un compte Google/Microsoft lie.

1. Installer l'application

Sur iOS (iPhone / iPad)

Ouvrez l'App Store sur votre appareil Apple.
Appuyez sur l'onglet Recherche en bas de l'ecran.
Tapez Orkelis dans la barre de recherche et validez.
Repercez l'application avec le logo Orkelis (fond bleu, icone calendrier).
Appuyez sur Obtenir puis confirmez avec Face ID, Touch ID ou votre mot de passe Apple.
Attendez la fin du telechargement. L'application apparait sur votre ecran d'accueil.

Sur Android

Ouvrez le Google Play Store sur votre appareil Android.
Appuyez sur la barre de recherche en haut de l'ecran.
Tapez Orkelis et selectionnez l'application dans les resultats.
Appuyez sur Installer et acceptez les permissions demandees.
Une fois installee, l'application apparait dans votre tiroir d'applications.

Alternative web : si l'application native n'est pas encore disponible sur votre store ou si votre appareil n'est pas compatible, vous pouvez acceder a Orkelis depuis le navigateur mobile a l'adresse orkelis.app. L'interface est entierement responsive et offre les memes fonctionnalites. Sur iOS, vous pouvez ajouter le site a votre ecran d'accueil pour un acces rapide (bouton Partager > Ajouter a l'ecran d'accueil).

2. Se connecter

Au premier lancement, l'application affiche l'ecran de connexion. Plusieurs methodes sont disponibles :

Connexion par e-mail et mot de passe

Ouvrez l'application Orkelis.
Saisissez votre adresse e-mail (celle utilisee pour votre compte Orkelis).
Entrez votre mot de passe.
Appuyez sur Se connecter.
Si vous avez oublie votre mot de passe, appuyez sur Mot de passe oublie et suivez les instructions envoyees par e-mail.

Connexion via Google ou Microsoft

Sur l'ecran de connexion, appuyez sur le bouton Continuer avec Google ou Continuer avec Microsoft.
Selectionnez votre compte professionnel dans la liste.
Autorisez Orkelis a acceder a vos informations de base (nom et e-mail).
Vous etes automatiquement connecte.

Connexion SSO (entreprise)

Si votre entreprise a configure l'authentification unique (SSO), votre administrateur vous fournira un lien de connexion dedie. Ouvrez ce lien dans le navigateur de votre telephone ; il vous redirigera vers l'application apres authentification.

Securite : l'application enregistre votre session de maniere securisee. Vous n'aurez pas besoin de vous reconnecter a chaque ouverture, sauf si vous vous deconnectez manuellement ou si votre session expire (apres 30 jours d'inactivite).

3. Ecran d'accueil et navigation

Une fois connecte, vous accedez a l'ecran d'accueil de l'application. La navigation se fait via la barre d'onglets en bas de l'ecran :

Accueil : resume de votre journee (prochain poste, heures de la semaine, notifications).
Planning : votre planning hebdomadaire complet.
Pointage : interface de pointage d'arrivee et de depart.
Demandes : vos demandes de conge et leur statut.
Profil : vos informations personnelles, compteurs et parametres.

Les managers disposent d'onglets supplementaires pour acceder au planning de leur equipe et aux demandes en attente de validation.

4. Consulter son planning

L'ecran Planning affiche votre planning de la semaine en cours dans un format lisible et colore :

Chaque ligne represente un jour de la semaine (lundi a dimanche).
Les postes sont affiches avec un code couleur, l'heure de debut, l'heure de fin et le type de poste (Matin, Apres-midi, Nuit, etc.).
Les jours de repos apparaissent sans poste, avec la mention "Repos" en gris.
Les jours d'absence validee sont marques avec le type d'absence (Conge, Maladie, etc.).

Navigation entre les semaines

Balayez l'ecran vers la gauche pour voir la semaine suivante.
Balayez vers la droite pour voir la semaine precedente.
Appuyez sur le bouton Aujourd'hui en haut de l'ecran pour revenir a la semaine en cours.
Appuyez sur une date specifique dans le mini-calendrier pour naviguer directement a cette semaine.

Voir ses collegues

Appuyez sur un poste pour ouvrir le detail. Vous y verrez les collegues planifies sur le meme creneau, ce qui vous permet de savoir avec qui vous travaillez ce jour-la. Le detail affiche egalement le service, la duree du poste et les eventuelles notes du manager.

Astuce : activez la vue mensuelle en appuyant sur l'icone calendrier en haut a droite pour avoir une vue d'ensemble de votre mois. Les jours travailles sont colores, les repos et absences clairement identifies.

5. Pointer ses heures

Le pointage mobile permet d'enregistrer vos heures de travail directement depuis votre telephone. Cette fonctionnalite doit etre activee par votre administrateur.

Rendez-vous dans l'onglet Pointage (icone horloge dans la barre de navigation).
L'ecran affiche votre poste du jour avec l'heure prevue de debut et de fin.
Appuyez sur le bouton vert Pointer mon arrivee au debut de votre service.
L'heure exacte est enregistree et un message de confirmation s'affiche.
En fin de service, revenez dans l'onglet Pointage.
Appuyez sur le bouton rouge Pointer mon depart.
L'heure de depart est enregistree. Votre duree effective de travail est calculee automatiquement.

Historique de pointage

Sous le bouton de pointage, vous retrouvez l'historique de vos pointages de la semaine en cours avec pour chaque jour : l'heure d'arrivee, l'heure de depart, la duree effective et l'ecart avec l'horaire prevu.

Geolocalisation : si votre employeur a active le geofencing, le pointage ne sera possible que lorsque vous etes dans la zone geographique autorisee (generalement dans un rayon de 200 metres autour de l'etablissement). Un message d'erreur s'affiche si vous etes en dehors de la zone.

6. Soumettre une demande de conge

L'application vous permet de soumettre des demandes de conge sans passer par le bureau du manager. Tout se fait depuis votre telephone :

Allez dans l'onglet Demandes (icone document dans la barre de navigation).
Appuyez sur le bouton Nouvelle demande en haut de l'ecran.
Selectionnez le type de demande : Conge paye, Conge sans solde, Maladie, Formation ou Echange.
Definissez la date de debut et la date de fin en utilisant le selecteur de dates.
Pour une demi-journee, activez l'option Demi-journee et selectionnez Matin ou Apres-midi.
Ajoutez un motif dans le champ texte (obligatoire pour certains types d'absence).
Si necessaire, joignez un justificatif en appuyant sur Ajouter un fichier. Vous pouvez prendre une photo directement ou selectionner un fichier (PDF, JPEG, PNG — 10 Mo maximum).
Verifiez le resume de votre demande et appuyez sur Envoyer.

Suivi de vos demandes

Toutes vos demandes sont listees dans l'onglet Demandes avec leur statut actuel :

En attente (badge jaune) : la demande a ete soumise et attend la decision du manager.
Validee (badge vert) : votre conge a ete accepte. Il apparaitra automatiquement sur votre planning.
Refusee (badge rouge) : votre demande a ete refusee. Le motif du refus est indique.
Annulee (badge gris) : vous avez annule votre propre demande avant la decision du manager.

Solde de conges : consultez vos compteurs de conges dans l'onglet Profil > Mes compteurs. Vous y verrez le solde de conges payes, RTT et autres compteurs configures par votre employeur.

7. Notifications push

Les notifications push sont essentielles pour rester informe en temps reel. Voici les evenements qui declenchent une notification :

Publication du planning : votre manager a publie le planning de la semaine prochaine. Appuyez sur la notification pour le consulter immediatement.
Decision sur une demande : votre demande de conge a ete validee ou refusee.
Modification de poste : un changement de creneau vous concernant a ete effectue sur le planning.
Rappel de pointage : si vous n'avez pas pointe 15 minutes apres le debut prevu de votre poste.
Messages : si la messagerie interne est activee par votre administrateur.
Alerte d'equipe : votre manager a envoye un message a toute l'equipe.

Configurer les notifications

Ouvrez l'onglet Profil dans l'application.
Appuyez sur Parametres de notification.
Activez ou desactivez chaque type de notification selon vos preferences.
Assurez-vous que les notifications sont bien autorisees dans les reglages de votre telephone (Reglages > Orkelis > Notifications sur iOS, ou Parametres > Applications > Orkelis > Notifications sur Android).

Important : lors de la premiere ouverture de l'app, autorisez les notifications quand la fenetre s'affiche. Si vous avez refuse par erreur, allez dans les reglages de votre telephone pour les reactiver manuellement.

8. Fonctionnalites pour les managers

Si vous avez un role Manager ou Admin, l'application mobile vous donne des fonctionnalites supplementaires :

Vue equipe : consultez le planning de tous vos agents depuis l'onglet Equipe.
Validation des demandes : validez ou refusez les demandes de conge directement depuis votre telephone. Appuyez sur une demande en attente pour voir le detail et les boutons Valider / Refuser.
Alertes de couverture : recevez une notification si un creneau est en sous-effectif apres une absence.
Statistiques rapides : consultez les heures prevues et realisees de votre equipe pour la semaine.

9. Mode hors ligne

L'application fonctionne partiellement en mode hors ligne. Si vous perdez la connexion internet :

Le planning de la semaine en cours reste consultable (il est mis en cache localement).
Le pointage est enregistre localement et sera synchronise automatiquement des que la connexion est retablie.
Les demandes de conge ne peuvent etre soumises qu'avec une connexion active.

10. Depannage

Voici les problemes les plus frequents rencontres sur l'application mobile et leurs solutions :

Connexion impossible : verifiez que vous utilisez la bonne adresse e-mail (celle de votre compte Orkelis). Utilisez Mot de passe oublie pour reinitialiser votre mot de passe. Si vous utilisez Google/Microsoft, assurez-vous de selectionner le bon compte.
Planning vide : votre manager n'a peut-etre pas encore publie le planning pour la semaine consultee. Verifiez avec lui. Si le planning est publie mais invisible, forcez une synchronisation en tirant l'ecran vers le bas.
Pointage refuse (hors zone) : approchez-vous de votre lieu de travail. Le geofencing a un rayon configure par votre employeur. Si vous pensez etre dans la zone, verifiez que la localisation est activee sur votre telephone.
Pointage refuse (pas de poste) : vous ne pouvez pointer que si un poste vous est attribue pour la journee. Contactez votre manager si un poste manque.
Notifications absentes : verifiez les autorisations dans les reglages de votre telephone. Sur Android, verifiez aussi que l'optimisation de batterie ne bloque pas Orkelis (Parametres > Batterie > Orkelis > Pas de restriction).
Application lente ou qui plante : mettez a jour l'application vers la derniere version depuis l'App Store ou le Play Store. Si le probleme persiste, desinstallez et reinstallez l'app.
Erreur "Session expiree" : votre session a expire apres 30 jours d'inactivite. Reconnectez-vous normalement.

Mise a jour : gardez toujours l'application a jour pour beneficier des dernieres fonctionnalites et des corrections de bugs. Activez les mises a jour automatiques dans votre store pour ne rien manquer.