Gestion de l'equipe

Orkelis vous offre une gestion fine et flexible de votre organisation : services, secteurs, roles, permissions et gestion des utilisateurs. Ce guide explique comment structurer votre equipe efficacement, des fondamentaux de la hierarchie organisationnelle jusqu'a la creation de roles personnalises et la gestion quotidienne de vos collaborateurs.

Prerequis

• Un compte Orkelis avec le role Admin pour la gestion complete (creation de services, gestion des roles et des utilisateurs).
• Le role Manager suffit pour la gestion courante des collaborateurs au sein de ses services.
• Au moins un etablissement configure (fait automatiquement a la creation du compte).

1. Comprendre la hierarchie organisationnelle

L'organisation dans Orkelis s'articule autour de trois niveaux hierarchiques qui refletent la structure reelle de votre etablissement :

• Etablissement (tenant) : c'est votre structure globale. Chaque compte Orkelis correspond a un etablissement unique (clinique, restaurant, magasin, entrepot, hotel). Toutes les donnees sont cloisonnees par etablissement.
• Secteurs : ce sont des regroupements logiques au sein de l'etablissement. Un secteur regroupe des agents partageant une fonction ou une zone (ex. "Chirurgie", "Accueil", "Cuisine", "Rayon frais", "Etage 2"). Les secteurs facilitent l'organisation sans impacter la planification.
• Services : ce sont les unites de planification concretes. Chaque service dispose de son propre planning. Un service est generalement rattache a un secteur (ex. le service "Matin Bloc A" appartient au secteur "Chirurgie", le service "Salle restaurant" appartient au secteur "Service").

Cette hierarchie a trois niveaux permet de gerer aussi bien une petite equipe de 5 personnes avec un seul service qu'un etablissement de 500 agents avec des dizaines de services repartis en secteurs.

Multi-etablissements : si vous gerez plusieurs etablissements (ex. une chaine de restaurants ou un groupe clinique), le plan Enterprise permet de creer plusieurs tenants et de les superviser depuis un tableau de bord unifie.

2. Gerer les services

Creer un service

1. Rendez-vous sur la page Services (/dashboard/services) dans le menu lateral.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter un service en haut a droite.
3. Renseignez les informations du service :

• Nom du service : choisissez un nom clair et explicite (ex. "Bloc operatoire A", "Salle restaurant midi", "Rayon boulangerie", "Equipe livraison matin").
• Secteur : rattachez le service a un secteur existant (optionnel mais recommande pour les etablissements de plus de 3 services).
• Description : ajoutez une description optionnelle pour les nouveaux managers.

1. Cliquez sur Enregistrer.
2. Le service apparait dans la liste et est pret a recevoir des agents et des plannings.

Modifier un service

Pour modifier le nom, le secteur de rattachement ou la description d'un service, cliquez dessus dans la liste des services. Modifiez les champs souhaites et cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un service

La suppression d'un service est une action irreversible qui impacte les plannings associes.

1. Cliquez sur le service dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton Supprimer.
3. Orkelis affiche un rapport d'impact detaillant :

• Le nombre de plannings associes (passes et futurs).
• Le nombre d'agents rattaches a ce service.
• Les absences et pointages lies a ce service.

1. Confirmez la suppression si vous etes sur de votre decision.
2. Les agents rattaches ne sont pas supprimes mais doivent etre reassignes a un autre service.

Desactivation plutot que suppression : si un service est temporairement inutilise (ex. fermeture saisonniere), preferez le desactiver plutot que le supprimer. Les donnees historiques seront preservees et le service pourra etre reactive plus tard.

3. Gerer les secteurs

Les secteurs permettent de regrouper des agents par unite fonctionnelle ou geographique. Ils n'ont pas d'impact direct sur la planification mais facilitent l'organisation et le filtrage.

Creer un secteur

1. Sur la page Services, cliquez sur l'onglet Secteurs en haut de la page.
2. Cliquez sur Ajouter un secteur.
3. Donnez un nom au secteur (ex. "Chirurgie", "Accueil", "Cuisine", "Logistique").
4. Choisissez une couleur d'identification parmi les couleurs predefinies. Cette couleur sera utilisee dans les filtres et les rapports.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Affecter des agents a un secteur

1. Ouvrez un secteur existant en cliquant dessus.
2. Dans le champ Ajouter un agent, commencez a taper le nom de l'agent. L'autocompletion vous propose les correspondances.
3. Selectionnez l'agent. Il apparait dans la liste du secteur.
4. Un agent peut appartenir a plusieurs secteurs si necessaire.
5. Pour retirer un agent d'un secteur, cliquez sur la croix a cote de son nom.

Utilite des secteurs : dans les rapports et statistiques, vous pouvez filtrer par secteur pour obtenir des metriques specifiques (ex. taux de presence du secteur Chirurgie, heures supplementaires du secteur Cuisine). Les secteurs sont aussi utiles pour les exports de paie segmentes.

4. Les roles standard

Orkelis propose 4 niveaux de roles integres avec des permissions croissantes. Chaque agent se voit attribuer un role qui determine son acces aux fonctionnalites :

Collaborateur

• Voir son propre planning uniquement.
• Soumettre des demandes de conge.
• Pointer ses heures (mobile et kiosque).
• Consulter ses compteurs de conges.
• Voir son profil et modifier ses informations personnelles.

Agent

• Toutes les permissions du Collaborateur.
• Voir les plannings de son service (les collegues).
• Voir le trombinoscope de l'equipe.

Manager

• Toutes les permissions de l'Agent.
• Creer, modifier et publier les plannings de ses services.
• Valider ou refuser les demandes de conge.
• Gerer les absences (declaration, annulation, remplacement).
• Consulter les statistiques et rapports de ses services.
• Valider les feuilles de temps.
• Exporter les plannings en PDF, Excel et CSV.

Admin

• Toutes les permissions du Manager sur tous les services.
• Gerer les utilisateurs (creation, modification, desactivation).
• Gerer les services, secteurs et roles.
• Acceder aux parametres de l'etablissement.
• Gerer la facturation et l'abonnement.
• Generer les exports de paie.
• Gerer les cles API et webhooks.
• Se connecter en tant qu'un autre utilisateur (impersonation).

Super Admin : un role systeme reserve a la gestion multi-etablissements (plan Enterprise). Le Super Admin peut superviser plusieurs tenants et acceder a un tableau de bord consolide.

5. Creer des roles personnalises

Pour des besoins specifiques, vous pouvez creer des roles personnalises qui combinent les permissions de votre choix. Par exemple, un role "Chef d'equipe" qui peut voir les plannings et les statistiques mais ne peut pas les modifier.

1. Allez dans Roles (/dashboard/roles) depuis le menu lateral.
2. Cliquez sur Creer un role.
3. Renseignez les informations du role :

• Nom : un nom explicite (ex. "Chef d'equipe", "RH", "Directeur adjoint").
• Description : une description du perimetre du role.
• Role de base : selectionnez le role standard dont il herite les droits (Agent, Manager ou Admin).
• Couleur : choisissez une couleur d'identification.

1. Configurez les permissions specifiques par categorie :

• Plannings : lecture seule, lecture + ecriture, lecture + ecriture + publication.
• Absences : consultation, creation, validation.
• Equipe : consultation, gestion des utilisateurs.
• Pointage : consultation, validation des feuilles de temps.
• Rapports : consultation, creation, export.
• Parametres : acces aux reglages de l'etablissement.

1. Cliquez sur Enregistrer.
2. Le role est cree et peut etre attribue a des agents.

Affecter un role personnalise

1. Dans la page Roles, cliquez sur le role personnalise cree.
2. Utilisez le champ Assigner un agent pour rattacher des collaborateurs.
3. Le role personnalise s'ajoute en complement du role standard de l'agent.
4. Vous pouvez aussi attribuer le role depuis le profil de l'agent, dans le champ Role.

6. Gerer les utilisateurs

Page Collaborateurs

La page Collaborateurs (/dashboard/users) est le centre de gestion de votre equipe. Elle centralise toutes les operations sur les profils de vos agents.

• Recherche : filtrez la liste par nom, role, specialite, statut (actif/inactif) ou service.
• Tri : triez par nom, date d'ajout, heures contractuelles ou role.
• Actions en masse : selectionnez plusieurs agents via les cases a cocher pour modifier leur role, leur specialite ou leur service en une seule operation.
• Import CSV : ajoutez plusieurs agents d'un coup en important un fichier CSV. Telechargez le modele pour connaitre le format attendu.
• Export : exportez la liste de vos collaborateurs en CSV pour vos besoins RH.

Modifier le profil d'un agent

1. Cliquez sur un agent dans la liste pour ouvrir son profil.
2. Vous pouvez modifier :

• Informations personnelles : nom, prenom, e-mail, telephone.
• Role et permissions : role standard et roles personnalises.
• Heures contractuelles : volume horaire hebdomadaire.
• Specialite : qualification professionnelle.
• Services : rattachement a un ou plusieurs services.
• Code PIN kiosque : code de pointage a 4 chiffres.
• Photo de profil : avatar affiche sur le planning et le trombinoscope.
• Disponibilites : jours et creneaux de disponibilite recurrents.

1. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Desactiver un collaborateur

Lorsqu'un agent quitte l'equipe, desactivez son profil plutot que de le supprimer :

1. Ouvrez le profil de l'agent.
2. Cliquez sur le bouton Desactiver le compte.
3. Confirmez la desactivation.
4. L'agent ne peut plus se connecter ni apparaitre sur les nouveaux plannings.
5. Ses donnees historiques (plannings passes, pointages, absences) sont conservees.
6. Le profil peut etre reactive a tout moment si l'agent revient.

Impersonation : les administrateurs peuvent temporairement se connecter en tant qu'un agent pour verifier son experience utilisateur. Cliquez sur Se connecter en tant que dans le profil de l'agent. Une barre jaune en haut de l'ecran indique que vous etes en mode impersonation. Cliquez sur Revenir a mon compte pour reprendre votre session.

7. Trombinoscope

La page Trombinoscope (/dashboard/trombinoscope) affiche une vue visuelle de toute votre equipe :

• Chaque agent est represente par une carte avec sa photo (ou ses initiales), son nom, son role et sa specialite.
• Les cartes sont organisees par service ou par secteur selon le filtre selectionne.
• Cliquez sur une carte pour acceder directement au profil de l'agent.
• Le trombinoscope est accessible a tous les utilisateurs connectes (y compris les agents).

C'est un outil pratique pour les nouveaux arrivants qui decouvrent l'equipe, et pour les managers qui gerent des equipes importantes.

8. Bonnes pratiques de gestion d'equipe

• Completez les profils integralement : les heures contractuelles, specialites et disponibilites sont indispensables pour une generation IA efficace.
• Utilisez les roles avec parcimonie : n'attribuez le role Admin qu'aux personnes qui en ont reellement besoin. Le role Manager suffit pour la gestion operationnelle des plannings.
• Mettez a jour les profils regulierement : quand un agent change de contrat (temps plein vers temps partiel, nouvelle specialite), mettez a jour son profil immediatement.
• Desactivez plutot que supprimer : conservez l'historique des agents qui quittent l'equipe.
• Formez vos managers : les managers doivent connaitre les fonctionnalites de base (planning, absences, validation) pour etre autonomes.
• Utilisez l'import CSV pour les nouvelles equipes : cela evite les erreurs de saisie et fait gagner un temps considerable.

9. Depannage

• Un agent ne recoit pas l'e-mail d'invitation : verifiez l'adresse e-mail dans son profil. Renvoyez l'invitation depuis le bouton Renvoyer l'invitation. L'agent doit verifier son dossier spam.
• Un agent ne voit pas son planning : verifiez qu'il est bien rattache au bon service dans son profil. Un agent sans service n'a pas de planning.
• Le role personnalise ne fonctionne pas comme prevu : verifiez les permissions cochees dans la definition du role. Le role de base herite peut influencer les permissions finales.
• L'import CSV echoue : verifiez que le format du fichier correspond au modele fourni. Les erreurs les plus courantes : colonnes manquantes, e-mails en doublon, format de date incorrect.
• Un agent a ete supprime par erreur : si le profil a ete desactive, il peut etre reactive. Si le profil a ete supprime, il doit etre recree manuellement.
• Les actions en masse ne s'appliquent pas : verifiez que vous avez bien selectionne les agents (cases a cocher) avant de cliquer sur le bouton d'action.

Audit : toutes les modifications apportees aux profils utilisateurs sont enregistrees dans un journal d'audit. Consultez-le dans Parametres > Audit pour voir qui a modifie quoi et quand.