Gerer les absences

Orkelis centralise la gestion des absences de votre equipe : declaration, validation, suivi des soldes et recherche automatique de remplacants. Ce guide couvre le processus complet pour les managers comme pour les agents, depuis la soumission d'une demande jusqu'a la mise a jour automatique du planning.

Prerequis

• Un compte Orkelis actif avec un role Agent (pour les demandes) ou Manager/Admin (pour la gestion).
• Des agents rattaches a au moins un service.
• Les types d'absence configures dans Parametres (par defaut : Conge paye, Conge sans solde, Maladie, Formation, Echange).

1. Declarer une absence

En tant que manager ou admin

Les managers et administrateurs peuvent declarer une absence pour n'importe quel agent de leur perimetre, sans passer par le workflow de demande :

1. Rendez-vous sur la page Absences (/dashboard/absences) dans le menu lateral.
2. Cliquez sur le bouton Declarer une absence en haut a droite.
3. Selectionnez l'agent concerne dans le menu deroulant (avec recherche par nom).
4. Choisissez le type d'absence :

• Conge paye : conge decompte du solde de conges payes de l'agent.
• Conge sans solde : absence non remuneree, sans impact sur le solde CP.
• Maladie : arret maladie avec possibilite de joindre un certificat medical.
• Formation : journee de formation professionnelle.
• Echange : echange de poste entre deux agents (l'agent remplacant est precise).

1. Definissez la date de debut et la date de fin de l'absence.
2. Pour une demi-journee, cochez l'option Demi-journee et selectionnez Matin ou Apres-midi.
3. Ajoutez un motif dans le champ commentaire si necessaire.
4. Optionnel : joignez un justificatif (PDF, JPEG, PNG, WebP — 10 Mo maximum).
5. Cliquez sur Enregistrer. L'absence est immediatement creee avec le statut "Validee".

Difference cle : quand un manager declare une absence, elle est automatiquement validee. Quand un agent soumet une demande, elle passe par le workflow de validation.

En tant qu'agent (demande de conge)

Les agents soumettent des demandes de conge qui doivent etre validees par un manager avant d'etre effectives :

1. Allez dans Mon espace > Mes demandes (/dashboard/mes-demandes) dans le menu lateral.
2. Cliquez sur Nouvelle demande.
3. Remplissez le formulaire complet :

• Type : selectionnez le type d'absence souhaite dans la liste deroulante.
• Date de debut et date de fin : selectionnez la periode via le calendrier interactif.
• Demi-journee : cochez si la demande concerne une seule demi-journee.
• Motif : expliquez brievement la raison de votre demande.
• Justificatif : joignez un document si necessaire (certificat medical, convocation, etc.).

1. Verifiez le resume de votre demande : nombre de jours, dates, solde de conges restant.
2. Cliquez sur Soumettre ma demande.
3. Votre demande apparait dans la liste avec le statut En attente (badge jaune).
4. Vous recevez une notification des que le manager prend sa decision.

Notification instantanee : le manager recoit une notification (push + e-mail) des qu'une demande de conge est soumise. Plus le manager est reactif, plus vite vous obtenez une reponse.

2. Valider ou refuser une absence

En tant que manager ou administrateur, vous validez ou refusez les demandes de conge de vos agents :

1. Accedez a la page Demandes (/dashboard/demandes) dans le menu lateral. Un badge dans le menu indique le nombre de demandes en attente.
2. La liste affiche toutes les demandes en attente avec pour chaque ligne : nom de l'agent, type d'absence, dates, duree et date de soumission.
3. Cliquez sur une demande pour ouvrir le detail complet.
4. Sur la page de detail, vous voyez :

• Les informations de la demande (type, dates, motif, justificatif joint).
• Le solde de conges actuel de l'agent.
• L'impact sur le planning : creneaux affectes et niveau de couverture resultant.
• L'historique des absences recentes de l'agent.

1. Prenez votre decision :

• Cliquez sur l'icone coche verte (ou le bouton Valider) pour accepter la demande.
• Cliquez sur l'icone croix rouge (ou le bouton Refuser) pour rejeter la demande. Un champ vous permet d'indiquer le motif du refus.

1. L'agent est notifie automatiquement de la decision par notification push et e-mail.
2. Si la demande est validee, l'absence est reportee automatiquement sur le planning et les compteurs de conges sont mis a jour.

Page centralisee : la page Demandes (/dashboard/demandes) regroupe toutes les demandes en attente de tous vos services. Le compteur dans le menu lateral vous permet de ne jamais oublier une demande non traitee.

3. Annuler une absence

L'annulation d'une absence depend de son statut actuel :

• Statut En attente : l'agent peut annuler sa propre demande. Le manager peut aussi l'annuler. Cliquez sur l'icone corbeille dans la colonne Actions et confirmez.
• Statut Validee : seul un manager ou admin peut annuler une absence validee. L'annulation supprime l'absence du planning et restaure le solde de conges de l'agent.
• Statut Refusee : aucune annulation possible (la demande n'a pas d'effet).

Lors de l'annulation d'une absence validee, les postes qui avaient ete supprimes du planning ne sont pas automatiquement recrees. Le manager doit re-planifier manuellement l'agent ou relancer une generation IA.

4. Trouver un remplacant

Lorsqu'une absence est validee et impacte le planning, Orkelis peut rechercher automatiquement un remplacant pour chaque creneau laisse vacant :

1. Sur la page Absences, repercez l'absence validee qui impacte le planning.
2. Cliquez sur l'icone Trouver un remplacant (icone avec deux personnes et une fleche).
3. Orkelis analyse les creneaux impactes par l'absence et recherche des candidats dans votre equipe.
4. Pour chaque creneau, une liste de remplacants potentiels s'affiche avec :

• Le nom de l'agent disponible.
• Un score de compatibilite (base sur la specialite, les heures restantes avant depassement, les preferences).
• Les heures deja planifiees cette semaine-la.
• La specialite de l'agent.

1. Cliquez sur Accepter a cote du candidat choisi pour chaque creneau.
2. Le planning est automatiquement mis a jour avec le remplacant.
3. Le remplacant recoit une notification l'informant de sa nouvelle affectation.

IA et remplacement : si vous utilisez le plan Pro ou Enterprise, l'IA Athena peut suggerer automatiquement le meilleur remplacant en tenant compte de toutes les contraintes (heures, repos, specialites). Le bouton Remplacement IA apparait a cote de chaque creneau vacant.

5. Vues et filtres

La page Absences (/dashboard/absences) propose 4 modes de visualisation pour s'adapter a vos besoins :

• Vue Liste : tableau paginable avec toutes les absences triees par date. Ideal pour un suivi detaille avec export possible.
• Vue Semaine : calendrier hebdomadaire montrant les absences jour par jour. Ideal pour voir l'impact sur la semaine en cours.
• Vue Mois : calendrier mensuel avec un apercu des absences par agent. Ideal pour planifier a moyen terme.
• Vue Annee : timeline sur 12 mois montrant la repartition des absences. Ideal pour identifier les periodes critiques (ete, fetes).

Filtres disponibles

Chaque vue propose des filtres combinables pour affiner l'affichage :

• Statut : Tous, En attente, Validee, Refusee, Annulee.
• Type : Conge paye, Conge sans solde, Maladie, Formation, Echange.
• Agent : filtrer par collaborateur (champ de recherche avec autocompletion).
• Specialite : filtrer par specialite d'agent pour voir l'impact sur une qualification.
• Annee : selectionner l'annee de consultation (5 dernieres annees disponibles).
• Service : filtrer par service pour les managers multi-services.

6. Solde de conges et compteurs

Orkelis suit automatiquement les compteurs de conges de chaque agent. Les soldes sont mis a jour en temps reel a chaque validation ou annulation d'absence.

Vue manager

1. Accedez a Compteurs (/dashboard/compteurs) dans le menu lateral.
2. Le tableau affiche pour chaque agent : solde de conges payes, RTT, conges consommes, solde restant.
3. Cliquez sur un agent pour voir le detail mois par mois.
4. Utilisez le bouton Exporter CSV pour extraire les compteurs vers un tableur.

Vue agent

Chaque agent peut consulter ses propres compteurs depuis Mon espace > Mes compteurs. Il y voit son solde de conges payes, les jours pris, les jours restants et l'historique de ses absences.

Justificatifs securises : les pieces jointes aux demandes de conge (certificats medicaux, attestations, convocations) sont stockees de maniere chiffree et ne sont accessibles qu'aux managers du service concerne et aux administrateurs. Formats acceptes : PDF, JPEG, PNG, WebP. Taille maximale : 10 Mo par fichier.

7. Bonnes pratiques pour la gestion des absences

• Traitez les demandes dans les 48h : un delai de reponse rapide rassure vos agents et leur permet de s'organiser.
• Anticipez les periodes de pointe : consultez la vue Annee en debut d'annee pour identifier les mois avec beaucoup de demandes (ete, Noel) et planifiez en consequence.
• Formez vos agents a utiliser l'app mobile : plus ils soumettent leurs demandes via l'app, moins vous aurez de demandes informelles a gerer.
• Verifiez le planning avant de valider : consultez l'impact sur le planning (affiche dans le detail de la demande) avant de valider une absence pour eviter les sous-effectifs.
• Utilisez le remplacement automatique : ne laissez pas un creneau vacant apres une validation d'absence. Utilisez la fonction Trouver un remplacant immediatement.

8. Depannage

• L'agent ne peut pas soumettre de demande : verifiez que son compte est actif et qu'il a le role Agent ou superieur.
• Le solde de conges affiche est incorrect : verifiez les parametres de compteurs dans Parametres > Compteurs de conges. Les regles d'acquisition et de report doivent correspondre a votre convention collective.
• L'absence validee n'apparait pas sur le planning : verifiez que les dates de l'absence chevauchent bien la semaine du planning consulte. Rafraichissez la page si necessaire.
• Le justificatif ne s'uploade pas : verifiez que le fichier fait moins de 10 Mo et qu'il est au format PDF, JPEG, PNG ou WebP.
• Le manager ne recoit pas les notifications de demande : verifiez ses parametres de notification dans Profil > Parametres de notification. Verifiez aussi qu'il est bien manager du service concerne.
• L'annulation ne restaure pas le planning : apres l'annulation d'une absence validee, les postes doivent etre recrees manuellement par le manager.

Conformite : Orkelis conserve un historique complet et inalterable de toutes les demandes, decisions et modifications. Cet historique est consultable dans l'onglet Historique de chaque absence et peut etre exporte pour des besoins d'audit.